Source: Deutsche Nachrichten
Kleine und mittlere Filialnetze stehen bei der Inventur vor einem strukturellen Problem: Die Fläche pro Standort ist überschaubar, die Zahl der Standorte aber groß genug, dass jede organisatorische Schwäche sich vervielfacht. Wer mit Zähllisten, Excel und nachträglicher Erfassung arbeitet, verliert die meiste Zeit nicht beim Zählen selbst, sondern beim Abtippen, beim Klären unleserlicher Notizen und bei Nachzählungen, die erst Tage später als notwendig erkannt werden.
Die COSYS Inventur Software unterstützt deshalb die Erfassung, Kontrolle und Auswertung innerhalb eines zusammenhängenden Inventurprozesses und hilft dabei, diese manuellen Zwischenschritte zu reduzieren.
Was macht eine gute Inventur Software für kleine Filialnetze aus?
Entscheidend ist weniger der Funktionsumfang als die Prozesslogik. Die Erfassung startet mit klar definierten Zählplätzen und Inventurbereichen, sodass jede Filiale nachvollziehen kann, welche Zone bereits gezählt, welche noch offen und welche für die Zweitzählung vorgesehen ist.
Über die COSYS Inventur App auf einem MDE-Gerät erfasst das Filialpersonal Artikel und Mengen direkt am Regal. Die benötigten Stammdaten können auf dem Gerät bereitgestellt werden, sodass erfasste Artikel mit den hinterlegten Daten abgeglichen werden können. Die COSYS App unterstützt dabei auch einen kombinierten Offline-/Online-Betrieb mit lokaler Datenbank.
Die erfassten Daten werden abhängig von der Konfiguration online oder gesammelt an das Backend übertragen. Im WebDesk können Inventurdaten zentral verarbeitet und für die weitere Auswertung bereitgestellt werden. Abgearbeitete Aufträge und Bewegungsdaten lassen sich anschließend online oder batch an ein ERP- oder Warenwirtschaftssystem zurückübertragen.
Wie läuft eine digitale Inventur mit MDE-Geräten konkret ab?
In der Praxis beginnt der Ablauf mit dem Aufbau der Stammdaten und der Zählplatzstruktur, gefolgt von einer kurzen Einweisung des eigenen Personals. Die Erstzählung läuft flächendeckend, parallel dazu prüft die Inventurleitung im Dashboard Plausibilitäten und stößt gezielt Kontrollzählungen an. Erst wenn alle Bereiche als vollständig markiert sind, erfolgt die Freigabe und die Übergabe an die Buchhaltung.
Der wirtschaftliche Unterschied zum externen Inventurdienstleister ist dabei oft unterschätzt: Eigenes Personal kennt Lagerstruktur, Sonderzonen und Besonderheiten wie Pfanderfassung bereits aus dem Tagesgeschäft. Gerade bei Verkaufsflächen von 200 bis 300 Quadratmetern entfällt der Einarbeitungsaufwand externer Kräfte ebenso wie deren Reisekosten über alle Filialen hinweg.
Lohnt es sich, Inventurscanner zu mieten statt zu kaufen?
Für eine jährliche Stichtagsinventur rechnet sich der Kauf einer eigenen Geräteflotte selten. Beim Inventurscanner mieten erhalten Filialisten vorkonfigurierte MDE-Geräte von Zebra, Honeywell oder Datalogic für den Zeitraum, in dem sie tatsächlich gebraucht werden. COSYS liefert dabei nicht nur Hardware, sondern das Gesamtpaket aus Inventur Software, App, Gerätekonfiguration und Support während der Zählung; ein wesentlicher Unterschied, wenn am Inventurwochenende kurzfristig Fragen auftreten.
Welchen Mehrwert bringt KI in der Inventur?
Über die COSYS Business Intelligence lassen sich Prozessdaten mehrerer Inventurjahre auswerten: Aufnahmezeiten, Fehlerquoten, Differenzentwicklung je Standort. Der KI-Chatbot greift dabei auf die realen Erfassungsdaten zu und beantwortet Fragen in natürlicher Sprache: etwa welche Zählbereiche die höchsten Differenzen aufweisen, in welchen Filialen die Zweitzählung überdurchschnittlich oft nötig war oder welche Warengruppen wiederholt auffällige Mengenabweichungen zeigen. Aus solchen Mustern entstehen konkrete Maßnahmen für die Vorbereitung der nächsten Inventur.
Praxistipp zum Schluss
Nehmen Sie sich vor der nächsten Inventur eine Stunde und gehen Sie mit dem Filialleiter einer mittelgroßen Filiale die Zählplatzstruktur physisch ab. Nicht am Bildschirm, sondern im Markt. Jeder Zählbereich, den man vor Ort nicht in unter zehn Sekunden eindeutig wiederfindet, wird am Inventurtag zur Fehlerquelle und diese Stunde spart erfahrungsgemäß mehr Nacharbeit als jede zusätzliche Schulung.
Sie möchten Ihre Inventur in kleinen und mittleren Filialnetzen professionell vorbereiten und wirtschaftlich durchführen?
Kontaktieren Sie das COSYS Team für eine individuelle Beratung zu Inventur Software, Inventur App, MDE-Mietgeräten, Zählplatzstruktur und Prozessdatenanalyse. Vereinbaren Sie einen Termin unter vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.
Alternativ können Sie die kostenlose COSYS Inventur Demo-App für Android und iOS testen.