Source: Deutsche Nachrichten
Die EU-Entgelttransparenzrichtlinie (Richtlinie (EU) 2023/970) zielt darauf ab, den Grundsatz des gleichen Entgelts für gleiche oder gleichwertige Arbeit wirksamer durchzusetzen. Ihre Vorgaben betreffen nicht nur die spätere Berichterstattung, sondern greifen bereits bei Bewerbungen, verlangen nachvollziehbare Kriterien für Entgelt und Entgeltentwicklung und stärken die Auskunftsrechte von Beschäftigten. Unternehmen sollten daher jetzt ihre Entgeltstrukturen, Daten, Zuständigkeiten und HR-Prozesse überprüfen und die erforderlichen Abläufe konkret umsetzen. Datenschutz muss von Anfang an in diese Prozessgestaltung integriert werden.
Die Umsetzungsfrist für die Mitgliedstaaten endete am 7. Juni 2026. Im September erklärte die Bundesregierung, dass ein Gesetzentwurf zur nationalen Umsetzung noch im Laufe des Jahres vorgelegt werden solle. Die folgenden Hinweise beschreiben den in Kraft getretenen Richtlinienrahmen.
Was die EU-Entgelttransparenzrichtlinie regelt
Die Richtlinie gilt grundsätzlich für Arbeitgeber im öffentlichen und privaten Sektor. Ihre Vorgaben betreffen Arbeitgeber unabhängig von der Beschäftigtenzahl oder Umsatz.
Die Richtlinie greift an mehreren Punkten des Beschäftigungsverhältnisses ein:
- Im Bewerbungsverfahren: Arbeitgeber müssen Bewerberinnen und Bewerber rechtzeitig über das Einstiegsentgelt oder dessen Spanne informieren. Fragen nach dem bisherigen Entgelt sind nicht gestattet.
- Bei Entgeltfestlegung und -entwicklung: Die Kriterien sollen objektiv, geschlechtsneutral und für Beschäftigte zugänglich sowie nachvollziehbar sein.
- Während des Beschäftigungsverhältnisses: Beschäftigte haben das Recht auf Auskunft zu ihrem individuellen Entgelt sowie die durchschnittlichen Entgelthöhen vergleichbarer Beschäftigtengruppen, aufgeschlüsselt nach Geschlecht. Arbeitgeber müssen jährlich alle Beschäftigten über dieses Auskunftsrecht informieren.
- Bei Berichten und Bewertungen: Für Arbeitgeber ab 100 Beschäftigte sieht die Richtlinie gestaffelte Berichtspflichten vor. Ergibt sich in einer Beschäftigtengruppe ein nicht objektiv begründetes geschlechtsspezifisches Entgeltgefälle von mindestens fünf Prozent, ist unter den Voraussetzungen der Richtlinie eine gemeinsame Entgeltbewertung vorgesehen.
- Bei der Durchsetzung: Die Richtlinie stärkt unter anderem den Zugang zu wirksamen Rechtsbehelfen und sieht Entschädigungsansprüche sowie Regeln zur Beweislast beim Arbeitgeber vor.
Die Berichtspflicht folgt auf die Grundlagen
Die Berichtspflicht ist ein nachgelagerter, formell erforderlicher Teil der Entgelttransparenz. Sie ist nicht der erste Schritt. Zunächst müssen Unternehmen Tätigkeiten und Vergleichsgruppen sachgerecht einordnen, Entgeltbestandteile und Datenquellen erfassen, Kriterien überprüfen und Zuständigkeiten festlegen.
Sind diese Grundlagen belastbar eingerichtet und die Prozesse funktionsfähig, wird die Berichterstellung zu einer geordneten Zusammenführung der Ergebnisse. Zeigen sich dabei nicht erklärbare Unterschiede, müssen diese bewertet und bearbeitet werden. Ein Bericht kann klare Kriterien, verlässliche Daten und funktionierende Zuständigkeiten nicht ersetzen.
Datenschutz gehört in die Prozessgestaltung
Entgeltinformationen sind Beschäftigtendaten. Auch aggregierte Werte können personenbezogen sein, wenn Beschäftigte etwa in kleinen Vergleichsgruppen oder bei seltenen Funktionen erkennbar bleiben. Artikel 12 der Richtlinie verlangt, personenbezogene Daten im Einklang mit der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) zu verarbeiten und sie auf den Zweck der Anwendung des Grundsatzes gleichen Entgelts zu begrenzen.
- Zweckbindung. Personenbezogene Daten, die für Auskunfts-, Berichts- oder Bewertungsverfahren verarbeitet werden, dürfen nicht ohne eigene Prüfung in andere Personalprozesse wie Leistungsbewertungen oder People Analytics übernommen werden.
- Datenminimierung. Für Auskünfte und Auswertungen sind nur die personenbezogenen Daten heranzuziehen, die für die jeweilige Vergleichsgruppe, den Vergleichswert und eine nachvollziehbare Antwort erforderlich sind.
- Rechtsgrundlage. Artikel 12 der Richtlinie ersetzt nicht die Prüfung einer Rechtsgrundlage nach der DSGVO. Soweit eine konkret geltende nationale Vorschrift die Verarbeitung verlangt, kann Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO einschlägig sein. Weitere Verarbeitungen sind gesondert zu prüfen.
- Zugriffe und Offenlegung. Unternehmen sollten festlegen, wer Vergleichsgruppen bildet, Auswertungen erstellt, Antworten freigibt und Informationen weitergibt. Bei kleinen Gruppen ist besonders zu prüfen, ob Angaben einzelne Beschäftigte identifizierbar machen.
Weiterführender Fachbeitrag: Welche datenschutzrechtlichen Fragen die Entgelttransparenz aufwirft, erläutert Regina Mühlich im Beitrag „Entgelttransparenz trifft Datenschutz“.
Was Geschäftsführung und HR jetzt umsetzen sollten
- Entgeltbestandteile und Datenquellen erfassen. Dazu gehören Grundgehälter, variable Vergütung, Zulagen und Benefits, die über die zuständigen HR- und Abrechnungssysteme hinweg zu erfassen sind.
- Bewertungskriterien überprüfen. Tätigkeiten und Job-Level sind nach sachlichen, objektiven und geschlechtsneutralen Kriterien einzuordnen. Die Kriterien für Entgelt und Entgeltentwicklung sind zu dokumentieren und für die Beschäftigten zugänglich zu machen.
- Datenqualität und Vergleichsgruppen klären. Festlegen, welche Tätigkeiten gleich oder gleichwertig sind, welche Daten für Vergleiche benötigt werden und wie deren Richtigkeit geprüft wird.
- Zuständigkeiten eindeutig regeln. Die Aufgaben von Geschäftsleitung, Personalabteilung, Entgeltabrechnung, Führungskräften, IT und Datenschutz sind festzulegen. Die Interessenvertretungen sind entsprechend ihren Beteiligungsrechten einzubeziehen.
- Auskunfts- und Prüfprozesse einrichten. Dabei sind Abläufe für den Eingang, die Prüfung und die fristgerechte Bearbeitung von Auskunftsanfragen sind festzulegen. Dabei sind Vergleichsgruppen, Berechnungen, Freigaben, die sichere Übermittlung und Eskalationsmechanismen bei Zweifelsfällen zu regeln.
- Datenschutzmaßnahmen konkret umsetzen. Zwecke, Rechtsgrundlagen, Datenminimierung, Rollen- und Zugriffsrechte, Aufbewahrung und Löschung sind zu prüfen. Den Datenschutzbeauftragten frühzeitig einbeziehen.
Fazit: Klare Kriterien und nachvollziehbare Prozesse
Entgelttransparenz setzt klare Kriterien und nachvollziehbare Prozesse voraus. Sind die Entgeltstrukturen, die Daten und die Zuständigkeiten geordnet, lassen sich Auskünfte und Prüfungen belastbar bearbeiten und die Berichtspflicht kann geordnet erfüllt werden. Der Datenschutz muss von Anfang an in die Gestaltung der Prozesse und Systeme integriert werden.
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Quellen:
[1] Richtlinie (EU) 2023/970, insbesondere Artikel 1, 5–12, 16–23 und 34.
[2] Datenschutz-Grundverordnung (EU) 2016/679, insbesondere Artikel 5, 6 und 25.
[3] Bundesregierung, Regierungspressekonferenz vom 23. September 2026.