Source: Deutsche Nachrichten
Ein schneller Jahresabschluss braucht Vorbereitung im laufenden Geschäftsjahr. THE MAK’ED TEAM empfiehlt mittelständischen Unternehmen, Monats- und Quartalsabschlüsse abschlussnah zu gestalten, Informationswege zu klären und externe Partner frühzeitig einzubinden. Ziel ist, zeitnah verlässliche Zahlen für die Unternehmenssteuerung bereitzustellen.
Fast Close bezeichnet die zügige Erstellung und, sofern erforderlich, Prüfung des Jahresabschlusses. Geschäftsführung, Banken und weitere Geschäftspartner erhalten dadurch zeitnah Informationen über die Vermögens-, Finanz- und Ertragslage. Entscheidend ist, welche Abschlussarbeiten bereits während des Geschäftsjahres erledigt werden und wie die Beteiligten zusammenarbeiten.
„Ein schneller Jahresabschluss ist kein Kraftakt, der erst nach dem Bilanzstichtag beginnt. Wer frühzeitig verlässliche Zahlen vorlegen will, muss die Voraussetzungen dafür im laufenden Jahr schaffen“, erklärt Martin Auer, Geschäftsführer von THE MAK’ED TEAM. Das Unternehmen begleitet mittelständische Unternehmen bei der Weiterentwicklung sowie der Restrukturierung und Sanierung ihres Rechnungswesens.
Abschlussnähe als laufende Aufgabe
Informationen für Buchung, Bilanzierung und Bewertung müssen rechtzeitig an der richtigen Stelle vorliegen. Dazu gehören klar zugeordnete Zuständigkeiten und geregelte Informationswege. Die Überprüfung der Beleglaufzeiten hilft, Verzögerungen im Rechnungswesen zu erkennen.
Monats- und Quartalsabschlüsse können einen Teil der Jahresabschlussarbeiten vorwegnehmen. Je näher ihr Bearbeitungsumfang an die Anforderungen des Jahresabschlusses heranreicht, desto weniger bleibt am Jahresende nachzuholen. Der passende Umfang hängt vom Unternehmen ab. Für die Bewertung von Vermögen und Schulden braucht es klare Abläufe, insbesondere bei Rückstellungen, Abschreibungen und Wertberichtigungen.
Externe Partner frühzeitig einbinden
Auch ein ausgelagertes Rechnungswesen braucht eindeutige Anforderungen. Ob Buchhaltungsbüro oder Steuerberaterkanzlei: Unternehmen sollten den gewünschten Informationsumfang und die zeitlichen Erwartungen klar mit ihren Dienstleistern abstimmen. Steuerberater und gegebenenfalls Wirtschaftsprüfer müssen frühzeitig einbezogen werden, damit sie die erforderlichen Termine für ihre Arbeiten einplanen können.
Martin Auer betont die Verantwortung der Unternehmen auch bei ausgelagerten Prozessen: „Auch wenn die Buchhaltung extern erledigt wird, bleibt es das Rechnungswesen des Unternehmens. Es muss die Informationen liefern, die die Geschäftsführung für die Steuerung benötigt. Dazu gehören klare Anforderungen und abgestimmte Termine.“
Vom Schwachstellenbild zur Umsetzung
Verbesserungen benötigen Vorlauf. Verzögerungen beim aktuellen Jahresabschluss können deshalb ein Anlass sein, die bestehenden Abläufe für den nächsten Abschluss zu überarbeiten. THE MAK’ED TEAM setzt dabei auf eine Betrachtung des Rechnungswesens und seiner Prozesse sowie der Situation und Herausforderungen des Unternehmens. Daraus lassen sich eine Schwachstellenanalyse und ein Maßnahmenkatalog ableiten.
Auf dieser Grundlage werden Veränderungen vorgeschlagen und die Schnittstellen zu Steuerberater und Wirtschaftsprüfer ausgestaltet. Digitale Werkzeuge können dabei je nach Bedarf einbezogen werden. Anschließend gilt es, die Veränderungen verbindlich festzulegen und umzusetzen. Im Mittelpunkt steht ein Rechnungswesen, das zeitnah verlässliche Informationen bereitstellt.
Den Anspruch an die Weiterentwicklung des Rechnungswesens fasst Auer so zusammen: „Fast Close bedeutet nicht, Qualität gegen Geschwindigkeit einzutauschen. Es geht darum, Prozesse und Zuständigkeiten so zu gestalten, dass beides zusammen möglich wird.“