Source: Deutsche Nachrichten
Am Empfang stapeln sich Pakete, während die Empfänger im Homeoffice arbeiten. Die interne Posttour trifft auf unbesetzte Arbeitsplätze, und für die Ausgabe eines vorbereiteten Laptops muss erneut ein Termin gefunden werden. In Versicherungszentralen mit mehreren Fachabteilungen und Gebäuden verursachen solche Situationen vermeidbare Rückfragen und zusätzliche Wege. Die Lieferung ist angekommen, ihre Übergabe bleibt jedoch offen.
Mit COSYS Smart Lockern verbinden Versicherungsunternehmen die digitale Postverteilung mit einem festen Abholpunkt für Sendungen und Arbeitsmittel. Beschäftigte holen bereitgestellte Gegenstände innerhalb der Gebäudezugangszeiten selbstständig ab. Empfang, Poststelle und IT können Übergaben vorbereiten, ohne bei jeder Entnahme persönlich anwesend sein zu müssen.
Post zustellen, auch wenn der Arbeitsplatz unbesetzt ist
Die COSYS Postverteilungssoftware schafft die Grundlage für eine nachvollziehbare Versorgung vom Posteingang bis zur Abholung. Mitarbeiter erfassen eingehende Sendungen per Smartphone oder MDE-Gerät, beispielsweise dem Zebra TC201, und ordnen sie dem zuständigen Empfänger zu.
Anschließend wird die Lieferung in einem passenden Fach hinterlegt. Der Empfänger erhält eine Abholbenachrichtigung und kann seinen Bürobesuch entsprechend planen. Der digitale Paketschrank ergänzt persönliche Zustellwege: Während zeitkritische Unterlagen gezielt weitergegeben werden, stehen andere Sendungen zur Selbstabholung bereit. Erfolglose Zustellversuche an leeren Schreibtischen lassen sich dadurch reduzieren.
Vom Paketempfang bis zur Abholung auskunftsfähig bleiben
Bei Rückfragen zählt mehr als die Information, dass ein Paket im Unternehmen eingetroffen ist. Mit der internen Sendungsverfolgung per Track & Trace werden die erfassten Stationen miteinander verbunden. Verantwortliche können nachvollziehen, ob eine Lieferung noch in der Poststelle liegt, intern weitertransportiert oder bereits zur Abholung bereitgestellt wurde.
In der bereitgestellten Webanwendung, dem COSYS WebDesk, stehen die dokumentierten Informationen zentral zur Verfügung. So erhalten Empfang und interne Dienste eine gemeinsame Auskunftsgrundlage. Ein intelligenter Paketschrank wird damit zum eingebundenen Übergabepunkt innerhalb des Postmanagements. Entscheidend bleiben konsequente Buchungen, damit physischer Sendungsort und angezeigter Status zusammenpassen.
Arbeitsmittel bereitstellen und Geräte im Fach laden
Über die tägliche Post hinaus unterstützen Smart Locker die Ausgabe regelmäßig benötigter Arbeitsmittel. Versicherungsunternehmen können beispielsweise Tablets für Außendiensttermine, Leihlaptops für Schulungen oder Zubehör für flexible Büroarbeitsplätze bereitstellen. Der digitale Ausgabeschrank wird dadurch im laufenden Betrieb genutzt und entlastet die betreute Ausgabe.
Geeignet ausgestattete Ladefächer ermöglichen, kompatible Geräte während der Aufbewahrung aufzuladen. Technische Vorbereitung, erforderliche Anwendungen und Zubehör werden vor der Bereitstellung geprüft. COSYS unterstützt die dokumentierte Ausgabe und Rücknahme, sodass Übergaben nicht von parallel geführten Zetteln oder einzelnen Absprachen abhängen. Zurückgegebene Geräte durchlaufen den vorgesehenen Prüfprozess, bevor sie erneut ausgegeben werden.
Gemeinsame Fächer sinnvoll für den Standort einsetzen
Postsendungen und Arbeitsmittel können dieselbe Anlage nutzen, wenn Fachgrößen, Zugriffsrechte und Zuständigkeiten darauf abgestimmt sind. Für Versicherungszentralen bedeutet das: ausreichend Platz für das tägliche Paketaufkommen und zugleich geeignete Fächer für die geplante Gerätebereitstellung.
Der digitale Ausgabeautomat ermöglicht unterschiedliche Anwendungen an einem Übergabepunkt. Klare Regeln legen fest, wer einlagert, Rückgaben bearbeitet oder nicht abgeholte Sendungen umlagert. Eine eindeutige Zuordnung verhindert, dass Gegenstände zwar verschlossen aufbewahrt werden, ihre Zuständigkeit aber ungeklärt bleibt. So wird aus zusätzlichem Stauraum ein organisierter Service für hybride Teams.
Liegezeiten erkennen und interne Dienste gezielt entlasten
Mit Business Intelligence (BI) und Process Data Analysis (PDA) lassen sich Prozessdaten wie Sendungsmengen, Liegezeiten und Fachauslastung auswerten. Versicherungsunternehmen erkennen dadurch, ob bestimmte Wochentage besonders hohe Belegungen verursachen oder Sendungen regelmäßig zu lange auf ihre Abholung warten.
Diese Erkenntnisse helfen, Erinnerungen, interne Touren und Fachkapazitäten anzupassen. Die COSYS Lösung verbindet damit die operative Übergabe mit einer Grundlage für Verbesserungen. Weniger wiederholte Zustellversuche und gebündelte Wege können außerdem einen ressourcenschonenderen Standortbetrieb unterstützen. Der Nutzen entsteht aus dem abgestimmten Zusammenspiel von Software, Schließfachanlage und den täglichen Abläufen der Versicherungszentrale.
Fazit
COSYS Smart Locker verbinden flexible Selbstabholung mit digitalem Postmanagement und geregelter Arbeitsmittelausgabe. Versicherungszentralen schaffen damit nachvollziehbare Übergaben, reduzieren wiederkehrende Abstimmungen und versorgen hybride Teams unabhängig von persönlichen Ausgabeterminen. Passende Fachausstattung und auswertbare Prozessdaten unterstützen einen dauerhaft bedarfsgerechten Betrieb.
Tipp:
Ergänzen Sie die mobile Postverteilung durch Mobile Device Management (MDM). Zentral verwaltete Apps, Updates und Geräteeinstellungen helfen, die eingesetzten Smartphones und MDE-Geräte an allen angebundenen Standorten einheitlich zu betreiben.