Source: Deutsche Nachrichten
Ein Elektriker benötigt kurzfristig einen Leitungsschutzschalter, der Heizungsmonteur sucht nach einer bestimmten Dichtung und auf der Baustelle fehlen plötzlich mehrere Meter Installationsrohr. Obwohl die Materialien eigentlich vorhanden sein müssten, beginnt die Suche im Lager, im Servicefahrzeug oder bei den Kollegen.
Gerade kleine und mittelständische Handwerksbetriebe verlieren durch unübersichtliche Bestände wertvolle Arbeitszeit. Gleichzeitig lohnt sich die Einführung eines umfangreichen ERP-Systems nicht für jedes Unternehmen. Oft geht es zunächst um eine wesentlich einfachere Aufgabe: jederzeit zu wissen, welche Materialien vorhanden sind und wo sie sich befinden.
Eine digitale Bestandsführung für Handwerksbetriebe schafft genau diese Transparenz, ohne dass dafür eine komplexe IT-Infrastruktur erforderlich ist.
Wenn Excel und handschriftliche Listen an ihre Grenzen stoßen
Viele Handwerksbetriebe verwalten Verbrauchsmaterialien, Ersatzteile und Werkzeuge noch mit Tabellen, handschriftlichen Listen oder Erfahrungswissen.
Solange wenige Mitarbeiter auf ein überschaubares Materiallager zugreifen, funktioniert das häufig. Schwieriger wird es, wenn mehrere Montageteams gleichzeitig Material entnehmen oder neue Lieferungen eintreffen.
Typische Probleme sind nicht dokumentierte Entnahmen, doppelte Materialbestellungen und fehlende Informationen über verfügbare Mengen.
Besonders ärgerlich wird es, wenn ein benötigtes Bauteil erneut beschafft wird, obwohl es bereits im Lager liegt. Dadurch entstehen unnötige Kosten und zusätzlicher Organisationsaufwand.
Bestandsführung ohne ERP-System im Arbeitsalltag einsetzen
Mit der COSYS Bestandsführungssoftware können Handwerksbetriebe ihre Materialbestände digital erfassen und verwalten.
Mitarbeiter nutzen dafür ein Smartphone oder ein geeignetes MDE-Gerät. Artikel lassen sich über Barcodes identifizieren und Bestandsbewegungen direkt bei der Entnahme oder Einlagerung dokumentieren.
Beispielsweise kann ein Sanitärbetrieb verschiedene Rohrverbindungen, Ventile und Dichtungen erfassen und den jeweiligen Lagerorten zuordnen.
Entnimmt ein Monteur Material für einen Auftrag, wird die Bestandsveränderung digital gebucht. Neue Lieferungen können ebenfalls unmittelbar erfasst werden.
So entsteht eine aktuelle Bestandsübersicht, ohne dass Mitarbeiter jede Veränderung nachträglich in Excel übertragen müssen.
Zentrale Bestandsübersicht statt verstreuter Informationen
Die mobil erfassten Daten stehen im COSYS WebDesk zur Verfügung.
Über die webbasierte Verwaltungsoberfläche können Verantwortliche Artikelstammdaten pflegen, Bestände kontrollieren, Buchungen nachvollziehen und bei Bedarf Bestandskorrekturen durchführen.
Auch die Verwaltung von Benutzerrechten ist möglich. So lässt sich festlegen, welche Mitarbeiter auf bestimmte Funktionen zugreifen dürfen.
Für Handwerksbetriebe mit mehreren Lagerbereichen bietet die zentrale Bestandsübersicht einen praktischen Vorteil: Materialien lassen sich verschiedenen Lagerorten zuordnen und Bestandsbewegungen entsprechend dokumentieren.
Damit wird beispielsweise erkennbar, welche Artikel sich im Hauptlager befinden und welche Mengen einem weiteren Lagerbereich zugeordnet sind.
Inventur und Nachbestellungen besser vorbereiten
Eine digitale Bestandsführung unterstützt nicht nur das Tagesgeschäft, sondern erleichtert auch die regelmäßige Bestandskontrolle.
Statt Materialmengen ausschließlich auf Papier zu zählen, können Mitarbeiter die Inventur mobil durchführen und erfasste Mengen mit den vorhandenen Bestandsdaten vergleichen.
Abweichungen werden dadurch leichter erkennbar und können gezielt überprüft werden.
Auch für die Materialbeschaffung liefert die Software wichtige Informationen. Verantwortliche sehen, welche Artikel häufig entnommen werden und bei welchen Materialien die verfügbaren Mengen sinken.
So lassen sich Nachbestellungen fundierter vorbereiten und unnötige Mehrfachkäufe reduzieren.
Bestandsdaten auswerten und Materialkosten besser verstehen
Mit zunehmender Nutzung entstehen wertvolle Informationen über den tatsächlichen Materialverbrauch.
Über COSYS Business Intelligence können diese Daten weiterführend analysiert werden.
Beispielsweise lässt sich untersuchen, welche Verbrauchsmaterialien besonders häufig benötigt werden, wie sich Bestände über einen bestimmten Zeitraum entwickeln und welche Artikel kaum bewegt werden.
Für Handwerksbetriebe kann das helfen, gebundenes Kapital im Materiallager zu reduzieren und häufig benötigte Komponenten gezielter zu bevorraten.
Dabei muss nicht jeder Betrieb sofort umfangreiche Analysen einsetzen. Bereits eine zuverlässige digitale Bestandshistorie schafft eine bessere Grundlage für spätere Auswertungen.
Fazit: Digitale Bestandsführung muss nicht kompliziert sein
Handwerksbetriebe benötigen nicht zwangsläufig ein umfangreiches ERP-System, um ihre Materialien zuverlässig zu verwalten. Für viele kleine und mittelständische Unternehmen ist eine schlanke Bestandsführung der sinnvollere Einstieg.
COSYS bietet dafür eine modular erweiterbare Lösung aus mobiler Bestandsführung, zentralem WebDesk, geeigneter Hardware und ergänzenden Services. Bei wachsendem Bedarf können zusätzliche Funktionen und Business-Intelligence-Auswertungen hinzukommen.
Tipp: Sie möchten Ihre Materialbestände ohne großen IT-Aufwand digital verwalten? Testen Sie die COSYS Bestandsführungssoftware kostenlos und unverbindlich mit den Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store.