Source: Deutsche Nachrichten
Büroflächen werden flexibel genutzt, Arbeitsplätze täglich neu gebucht und Besprechungen standortübergreifend organisiert. Die interne Postverteilung folgt dagegen häufig noch festen Wegen: vom Empfang zur Abteilung, vom Postwagen zum Schreibtisch. Treffen diese Abläufe auf hybride Teams, entstehen unnötige Zustellversuche und zusätzliche Abstimmungen. Für Unternehmen – ganz egal ob groß oder klein – verbindet COSYS die digitale Sendungsverfolgung mit Smart Lockern als festen Abholpunkten. Damit richtet sich die Paketübergabe nach einem vereinbarten Prozess, statt davon abzuhängen, wer gerade an welchem Arbeitsplatz sitzt.
Ein Übergabepunkt für wechselnde Anwesenheiten
Smart Locker ermöglichen eine zeitlich entkoppelte interne Paketübergabe: Die Poststelle stellt eine Sendung in einem verschlossenen Fach bereit, der berechtigte Empfänger holt sie beim nächsten Standortbesuch ab. Je nach Ausstattung und eingerichtetem Verfahren erfolgt der Zugriff per PIN, QR-Code oder Mitarbeiterkarte.
Mit den intelligenten Paketschränken von COSYS erhalten Beschäftigte einen definierten Abholort. Die persönliche Begegnung mit dem internen Zusteller entfällt für diese Sendungen. Eine Abholung außerhalb der besetzten Poststellenzeiten ist möglich, sofern Gebäude und Locker-Bereich zugänglich sind. Das unterstützt insbesondere Teams, deren Bürotage sich nur teilweise überschneiden.
Der Zustellweg steht vor der internen Tour fest
Nicht jede Lieferung gehört automatisch in einen Paketschrank. Dringlichkeit, Abmessungen und besondere Übergabeanforderungen bestimmen, ob persönliche Zustellung, eine besetzte Ausgabestelle oder Locker-Abholung sinnvoll ist. Ein gebuchter Schreibtisch allein bestätigt dabei keine persönliche Erreichbarkeit.
Die COSYS Postverteilungssoftware schafft eine gemeinsame Informationsgrundlage für Paketannahme, Empfängerzuordnung und interne Weitergabe. Definierte Übergabewege helfen der Poststelle, Sendungen gezielt bereitzustellen. Für regelmäßig abwesende Empfänger kann die Locker-Abholung organisatorisch als bevorzugter Ablauf festgelegt werden. Ausnahmen werden vor dem Transport geklärt, damit Pakete nicht zunächst erfolglos durch das Gebäude fahren.
Vom Wareneingang bis zur Abholung nachvollziehbar
Mitarbeiter erfassen eingehende Sendungen per Smartphone oder MDE-Gerät, bspw. mit einem Zebra TC201, und ordnen sie dem vorgesehenen Empfänger zu. Einlagerung, interne Weitergabe und spätere Abholung werden über die jeweilige Sendungskennung miteinander verbunden. In der bereitgestellten Webanwendung (WebDesk) stehen die erfassten Bearbeitungsstände zentral zur Verfügung.
Durch das Zusammenspiel mit COSYS Smart Lockern entsteht eine interne Sendungsverfolgung (Track & Trace), mit der Verantwortliche den zuletzt dokumentierten Schritt prüfen können. Dabei bleiben Benachrichtigung, Bereitstellung und Übernahme unterscheidbar. Eine versendete Abholinformation belegt noch keine Abholung – zusätzliche Bestätigungen werden entsprechend den gewünschten Nachweisen in den Prozess eingebunden.
Längere Liegezeiten brauchen klare Regeln
Bei hybriden Arbeitsmodellen beeinflusst die Abholhäufigkeit die verfügbare Fachkapazität. Bleiben Sendungen mehrere Tage liegen, stehen die belegten Fächer für neue Lieferungen nicht zur Verfügung. Deshalb gehören Abholfristen, Erinnerungen und Zuständigkeiten zum Betriebskonzept.
Wird eine überfällige Sendung entnommen, muss ihr weiterer Aufbewahrungsort dokumentiert werden. Paketkennung, Bereitstellungsstatus und Abholinformation werden entsprechend aktualisiert. Die digitale Postverteilung von COSYS unterstützt die nachvollziehbare Erfassung solcher Weitergaben. So bleibt auch nach einer Umlagerung erkennbar, wo die Lieferung zur Abholung bereitsteht und welche Stelle Rückfragen bearbeitet.
Arbeitsmittel beim nächsten Bürobesuch übernehmen
Neben Paketen können digitale Ausgabeschränke auch vorbereitetes IT-Equipment für hybride Teams bereitstellen. Notebooks, Headsets oder Dockingstationen lassen sich beim Standortbesuch übernehmen, ohne einen gemeinsamen Übergabetermin mit dem IT-Service zu benötigen. Geeignete Fächer können ebenso als geregelte Rückgabepunkte dienen.
In Verbindung mit der COSYS Inventarverwaltung werden einzeln identifizierbare Geräte und ihre Zuordnungen nachvollziehbar geführt. Das passende Bestandsmanagement ergänzt die mengenbezogene Zubehörverwaltung. Zurückgegebene Geräte erhalten zunächst einen Prüfstatus, bevor sie nach Zustandskontrolle und erforderlicher Vorbereitung erneut ausgegeben werden. Damit verbindet sich die flexible Abholung mit einem geregelten Geräteprozess.
Fazit
Hybride Arbeit benötigt eine interne Postverteilung, die auch bei wechselnder Anwesenheit verlässlich funktioniert. COSYS verbindet digitale Sendungserfassung, zentrale Übersicht und Smart Locker zu einem nachvollziehbaren Übergabeprozess. Feste Abholpunkte reduzieren die Abhängigkeit von persönlichen Zustellterminen. Klare Regeln für Liegezeiten, Umlagerungen und Rückgaben sichern zugleich die Nutzbarkeit der Fächer und unterstützen die Versorgung mit Paketen und Arbeitsmitteln.
Tipp:
Business Intelligence (BI) und Process Data Analysis (PDA) helfen, Fachbelegung und Liegezeiten nach Wochentagen auszuwerten. Dadurch lässt sich erkennen, ob Abholfristen, Fachkapazitäten oder interne Touren besser auf typische Anwesenheitstage abgestimmt werden sollten.