Source: Deutsche Nachrichten
Wachsende Aufgaben, knappe Personalressourcen und steigender Kostendruck stellen öffentliche Verwaltungen vor große Herausforderungen. Umso wichtiger ist es, Aufgaben, Personalbedarf und organisatorische Strukturen gemeinsam zu betrachten. Denn nur wer weiß, welche Tätigkeiten tatsächlich anfallen, wie viel Kapazität sie binden und wo Abläufe unnötig aufwendig sind, kann Ressourcen gezielt einsetzen und die Handlungsfähigkeit langfristig sichern.
Die ibo Software GmbH zeigt in aktuellen Fachbeiträgen, Praxisberichten und kostenfreien Info-Webinaren, wie Verwaltungen ihre Organisationsarbeit datenbasiert weiterentwickeln können.
Organisationsmanagement: Schluss mit isolierten Daten und Insellösungen
Wenn Stellenbeschreibungen, Geschäftsverteilungspläne und Stellenpläne getrennt voneinander gepflegt werden, entsteht häufig ein uneinheitliches Bild der tatsächlichen Organisationsstruktur. Verändern sich Aufgaben, werden Zuständigkeiten oder Personalbedarfe nicht immer rechtzeitig angepasst.
Im Fachbeitrag „Schluss mit Insellösungen: Wie Kommunen Stellen und Strukturen intelligent verknüpfen“ erläutert Daniel Balser, warum die Verbindung von Aufgabenkritik, Personalbemessung und Aufbauorganisation entscheidend ist. Eine gemeinsame Datenbasis kann den Pflegeaufwand reduzieren, die Aktualität organisatorischer Informationen verbessern und belastbare Entscheidungsgrundlagen schaffen.
Weniger Personal, mehr Aufgaben: Verwaltung neu organisieren
Wie lassen sich Verwaltungsprozesse vereinfachen, Ressourcen effizienter einsetzen und Wissen langfristig sichern? Das Zusammenspiel von Prozessmanagement und Aufbauorganisation eröffnet hierfür wichtige Handlungsmöglichkeiten.
Im kostenfreien Info-Webinar „Weniger Personal, mehr Aufgaben – Verwaltung neu organisieren“ zeigen Steffen Söngen und Daniel Balser am 10. November 2026 um 10:00 Uhr praxisnah, wie Verwaltungen ihre Abläufe und Strukturen zukunftsfähig gestalten können.
Weitere Informationen und kostenfreie Anmeldung zum Info-Webinar
PARES-Kompakt: Wenn Zahlen Geschichten erzählen
Wie unterscheiden sich tatsächliche Tätigkeiten vom vermuteten Arbeitsaufwand? Und wo entstehen Verzögerungen, die weniger auf fehlende Personalressourcen als vielmehr auf ungünstige Prozesse zurückzuführen sind?
Maria-Theresia Müller von der Sparkasse Trier gab auf der iboCON 2026 in ihrem Impulsvortrag „Reise in das Haus der Prozesse“ Einblicke in die praktische Anwendung der ibo Alea Personalbemessung PARES-Kompakt. Anhand konkreter Beispiele zeigte sie, wie Prozessdaten unnötige Arbeitsschritte und strukturelle Schwachstellen sichtbar machen können.
Der zentrale Gedanke: Nicht immer sind fehlende Kapazitäten die Ursache für Engpässe. Oft verhindern gewachsene Abläufe, Medienbrüche oder unklare Schnittstellen eine effiziente Aufgabenbearbeitung.
Personalbedarfsermittlung: Fünf Hebel gegen den Sparzwang
Pauschale Stellenkürzungen versprechen kurzfristige Einsparungen, können jedoch die langfristige Leistungsfähigkeit einer Verwaltung gefährden. Ohne eine fundierte Datenbasis bleibt unklar, welche Aufgaben tatsächlich entfallen können und wie viele Mitarbeitende für die verbleibenden Tätigkeiten erforderlich sind.
Der Beitrag „Personalbedarfsermittlung: 5 Hebel gegen Sparzwang“ zeigt, warum Aufgabenkritik und Personalbedarfsermittlung zusammengehören. Eine systematische Betrachtung unterstützt Verwaltungen dabei, Aufgaben zu priorisieren, Kapazitäten realistisch einzuschätzen und Einsparmaßnahmen mit den tatsächlichen Anforderungen abzugleichen.
Fachwissen für die Organisationsarbeit gezielt ausbauen
Neben digitalen Lösungen unterstützt die ibo Akademie Fach- und Führungskräfte dabei, ihre Kompetenzen im Organisationsmanagement weiterzuentwickeln. Die Weiterbildung „Organisationsexpert mit ibo-Zertifikat“ vermittelt Methoden und Werkzeuge für Organisationsprojekte, Aufbauorganisation und Prozessmanagement. Auch der Einsatz Künstlicher Intelligenz in der Organisationsarbeit und der Aufbau einer KI-Governance sind Bestandteil des Weiterbildungsangebots.
Der nächste Starttermin ist der 9. November 2026. Die Weiterbildung umfasst fünf Module und verbindet Präsenz- mit Online-Lerneinheiten.
Mehr zur Weiterbildung Organisationsexpert mit ibo-Zertifikat
Weitere Angebote zu Organisationsentwicklung, agilem Arbeiten und Change Management finden Interessierte in der Weiterbildungsübersicht der ibo Akademie.
iboCON 2026: Impulse für die Organisation der Zukunft
Unter dem Motto „Future Organisation & Future Skills“ brachte die iboCON 2026 Fachleute und Zukunftsgestalter zusammen. Die Veranstaltung in Frankfurt widmete sich der Frage, welche Kompetenzen und Strukturen Organisationen benötigen, um den Herausforderungen der Zukunft zu begegnen.
Mehr über aktuelle Themen und Fachbeiträge im ibo Blog
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