Source: Deutsche Nachrichten
Bei der Frage, auf welcher Rechtsgrundlage ein Background-Check in Österreich erfolgen darf, verweisen viele Unternehmen zuerst auf die Einwilligung der Bewerbenden. Aus Sicht von Validato, Schweizer Anbieter für Background-Checks und Human Risk Management, ist das der falsche Ausgangspunkt. Massgeblich für die eigentliche Datenverarbeitung ist in aller Regel das berechtigte Interesse nach Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO, ergänzt durch Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO für die Prüfung vorvertraglicher Angaben, nicht die Einwilligung. Grund dafür ist das strukturelle Machtungleichgewicht zwischen Arbeitgeber und Bewerbenden, das die nach Art. 7 Abs. 4 DSGVO erforderliche Freiwilligkeit einer Einwilligung infrage stellt, und zwar unmittelbar EU-weit auch in Österreich.
Österreich hat keine eigene Beschäftigtendatenschutz-Norm
Anders als Deutschland mit § 26 BDSG kennt das österreichische Datenschutzgesetz (DSG 2018) keine eigene, auf das Beschäftigungsverhältnis zugeschnittene Erlaubnisnorm. Das DSG regelt im Wesentlichen die Zuständigkeit der Datenschutzbehörde und das verfassungsrechtlich verankerte Grundrecht auf Datenschutz nach § 1 DSG. Für österreichische Arbeitgeber bedeutet das: Die Rechtsgrundlage für einen Background-Check muss direkt aus der DSGVO selbst kommen, es gibt keine nationale Zusatznorm, auf die man sich stattdessen berufen könnte.
Warum eine Einwilligungsklausel allein nicht reicht
Fachliteratur zum Beschäftigtendatenschutz weist darauf hin, dass eine Einwilligung im Bewerbungsverfahren kaum als freiwillig gelten kann, solange sie faktisch Voraussetzung für die weitere Betrachtung einer Bewerbung ist. Das Kopplungsverbot aus Art. 7 Abs. 4 DSGVO gilt unmittelbar auch in Österreich und untersagt es Arbeitgebern, die Einwilligung zur Bedingung für eine Anstellung zu machen. Wer sich als österreichisches Unternehmen ausschliesslich auf eine Einwilligungsklausel im Bewerbungsformular stützt, baut die eigene Prüfung auf einer rechtlich angreifbaren Grundlage auf.
Die Rolle der Einwilligung bleibt trotzdem wichtig
Trotzdem hat die Einwilligung nach Einschätzung von Validato weiterhin eine wichtige, aber andere Funktion im Screening-Prozess, unabhängig von der DSGVO-Rechtsgrundlage der eigentlichen Verarbeitung. Eine gesondert eingeholte, dokumentierte Einwilligung dient als Nachweis, dass die betroffene Person selbst der Prüfung zugestimmt und ihre Angaben, etwa Identität, Lebenslauf und frühere Stationen, autorisiert hat. Zudem setzen viele auskunftgebende Institutionen in Österreich, etwa frühere Arbeitgeber oder Hochschulen, aus eigener Sorgfalts- und Vertraulichkeitspflicht eine unterschriebene Freigabe voraus, bevor sie Informationen an einen Dritten wie Validato herausgeben. Diese Einwilligung ersetzt nicht die DSGVO-Rechtsgrundlage des Arbeitgebers, ist aber häufig praktische Voraussetzung dafür, dass Drittstellen überhaupt auskunftsbereit sind.
„Berechtigtes Interesse und Einwilligung sind zwei unterschiedliche Werkzeuge für zwei unterschiedliche Zwecke“, erklärt Reto Marti, Managing Partner der Validato AG. „Das eine legitimiert die Prüfung gegenüber der Bewerberin oder dem Bewerber, das andere macht die Prüfung gegenüber Dritt-Institutionen in Österreich und im Streitfall überhaupt erst durchführbar.“
Praxisempfehlung für österreichische Unternehmen
Validato empfiehlt österreichischen Unternehmen daher, beide Ebenen klar zu dokumentieren: eine schriftliche Interessenabwägung als Nachweis der Rechtsgrundlage sowie eine separate, elektronisch signierte Einwilligung der geprüften Person, die Umfang und Zweck der Prüfung konkret benennt. Unternehmen, die Background-Checks ausschliesslich über eine Einwilligungsklausel absichern, riskieren sowohl eine rechtlich angreifbare Grundlage als auch praktische Hürden bei der Informationsbeschaffung.
Validato bietet Unternehmen dafür eine Plattform mit dokumentierter Interessenabwägung, digitaler Einwilligungsfunktion per E-Signature und mehr als 18 einzeln wählbaren Screening-Modulen – mit dem Ziel, Rechtsgrundlage und operative Durchführbarkeit von Anfang an klar zu trennen und zu belegen.