Source: Deutsche Nachrichten
Eine abgekündigte mobile Lösung, ausgedruckte Aufträge im Kraftwerk, handschriftliche Checklisten und drei Bereiche mit völlig unterschiedlichen Prozessen.
Die Stadtwerke Flensburg haben ihre Instandhaltung neu aufgestellt und arbeiten heute mit einer Plattform für rund 500.000 technische Plätze und Equipments, auf Basis von SAP PM und mit dem argvis; Maintenance Portal als smarter Oberfläche für den PC-Monitor, sowie auf dem mobilen Endgerät.
Die Instandhaltung bei den Stadtwerken Flensburg ist ein Zusammenspiel mehrerer technischer Bereiche. In den Netzen organisieren die jeweiligen Netzbetriebe Wartung, Inspektion und Instandsetzung mit eigenem Personal.
In der Erzeugung liegt die Rolle des Asset Owners: Dort werden Aufträge geplant und erstellt, die der Geschäftsbereich Service annimmt und überwiegend selbst abarbeitet.
Ausgangslage: MAM am Ende, Papier im Kraftwerk
Die bisherige mobile Lösung SAP MAM war technologisch überholt und seit Jahren aus der Wartung. Sie deckte ausschließlich die Standardprozesse der Netze ab. Parallel mussten unterschiedliche Auftrags-, Instandhaltungs- und Meldungsarten sowie Prioritäten harmonisiert werden.
Im Kraftwerksbereich sah der Arbeitsalltag anders aus, aber nicht besser. Meldungen und Aufträge wurden ausgedruckt, Inspektionsbegehungen auf Papier-Checklisten erfasst und anschließend von Hand nach Excel übertragen. Fotos mussten separat zugeordnet werden. Das Ergebnis waren Medienbrüche und Informationssilos.
„Die Schwachstelle und auch Stärke war, dass unser bisheriges MAM für die Standardnetzprozesse in der Instandhaltung eingerichtet war“, erläutert Andreas Rieper, Abteilungsleiter E-/MSR Technik bei den Stadtwerken Flensburg. „Das ergab ein sehr strukturiertes und effektives Arbeiten, aber mit dem großen Nachteil verbunden, dass nur genau diese Prozesse in dieser Ausprägung unterstützt wurden und eine Ausweitung auf Service und Erzeugung nicht möglich war.“
Im Visier: ein führendes System, verbunden mit der GIS-Welt
SAP PM war bereits das zentrale Backend in Erzeugung, Service und Netzen und sollte es auch nach der Modernisierung bleiben. Die eigentliche Aufgabe lag darin, dieses Backend mit der geografischen Welt zu verbinden. Im Einsatz sind Smallworld GIS und Lovion Mobile GIS.
Die Schnittstellen zu Lovion erforderten präzise Anpassungen, die zeitgleich mit der Umstellung auf Windows 11 erfolgen mussten. Dazu kam ein gestiegener Bedarf an onlinefähigen Endgeräten wie Windows-Tablets, iPhones und iPads. Übergeordnetes Ziel war, die verstreuten Datenquellen zusammenzuführen, Medienbrüche zu beseitigen und die Qualität der Meldungen durch eine direkte Erfassung vor Ort deutlich zu verbessern.
„Besonders wichtig war für uns die nahtlose Integration in SAP PM und unsere bestehende GIS-Landschaft“, betont Jan Sörensen, Consultant Design Digitalisierung bei den Stadtwerken Flensburg. Dass eine Anwendung sowohl die klassischen Netzprozesse als auch die Anforderungen der Erzeugung abbilden kann, war dabei ein K.o.-Kriterium.
Auswahl: Offlinefähigkeit war nicht verhandelbar
Bei der Suche nach einer Nachfolgelösung standen Funktionsumfang, Anbindungsmöglichkeiten, Bedienbarkeit, ein faires Preis-Leistungs-Verhältnis, nachweisbare Referenzen und ein vertrauenswürdiger Anbieter im Fokus. Unverzichtbar war die uneingeschränkte Offlinefähigkeit, denn Monteure und Techniker müssen unabhängig von der Mobilfunkabdeckung verlässlich arbeiten können.
Hinzu kam der schiere Umfang:
Im SAP PM-System verwalten die Stadtwerke rund 110.000 technische Plätze im Netzbereich, weitere 60.000 in der Erzeugung sowie mehr als 330.000 Equipments. Abzudecken waren Netzsparten von Fernwärme über Mittel- und Niederspannung und Telekommunikation bis zu Gas und Wasser.
Den Ausschlag gaben das Gesamtkonzept des argvis; Maintenance Portals und die Flexibilität, kundenspezifische Anforderungen passgenau umzusetzen.
Umsetzung: detailreicher als erwartet
Die Einführung erfolgte in enger Zusammenarbeit mit dem argvis-Team, eingebunden waren vor allem die technischen Bereiche und die Digitalisierungsabteilung. Die Umsetzung wurde detailreicher und zeitintensiver als im Vorfeld angenommen, insbesondere die Testphasen erforderten viel Detailarbeit.
Technisch mussten die Sicherheitsaspekte einer modernen Webanwendung berücksichtigt werden. Da einige Fachbezeichnungen und Formatvorgaben vom SAP-Standard abweichen, waren Prüfungen, Formate und Wertelisten teilweise nachzuarbeiten.
Ein technologisches Highlight ist die tiefe GIS-Integration: Absprünge zu Lovion funktionieren reibungslos, technische Objekte, Meldungen und Geodaten werden bidirektional zwischen GIS und SAP synchronisiert. Monteure erzeugen passgenaue Meldungen direkt aus der Kartenansicht heraus.
„Die Offlinefähigkeit war für uns ein entscheidender Faktor“, sagt Christoph Clausen, Arbeitsvorbereiter in der Maschinenhauswerkstatt der Stadtwerke Flensburg. „Dass unsere Mitarbeitenden nun auch ohne stabile Internetverbindung Meldungen, Stammdaten und digitale Checklisten bearbeiten können, hat die Abläufe im Feld extrem verlässlich gemacht.“
Go-live und Alltag: 250 Anwender, keine Medienbrüche
Rund 250 aktive Anwender nutzen das argvis; Maintenance Portal im täglichen Einsatz. Die Qualität der Schadens- und Instandhaltungsmeldungen hat sich signifikant verbessert, besonders in Service und Erzeugung, wo papierbasierte Rundgänge und Excel-Listen der Vergangenheit angehören. Dokumente, Fotos, aktuelle Messwerte, Historien und GIS-Daten stehen direkt mobil am Asset zur Verfügung.
Die Rückmeldungen aus den Fachbereichen fallen positiv und konstruktiv aus. Auch skeptische Mitarbeitende ließen sich im Alltag schnell überzeugen, weil viele Abläufe so intuitiv gestaltet sind, dass sie nahezu ohne Schulung bedient werden können.
„Mit dem argvis; Maintenance Portal konnten wir unsere papierbasierten Prozesse vollständig digitalisieren“, resümiert Thorsten Weber, Abteilungsleiter Netzdienstleistungen bei den Stadtwerken Flensburg. „Durch die mobile Lösung konnten wir Medienbrüche vermeiden und die Datenqualität nachhaltig verbessern.“
Vier greifbare Effekte
- Datenqualität: Meldungen entstehen direkt vor Ort statt im Nachgang am Schreibtisch.
- Verlässlichkeit: Meldungen, Stammdaten und digitale Checklisten sind auch ohne Netzverbindung bearbeitbar.
- Durchgängigkeit: Übergaben zwischen Außendienst und Leitwarte laufen ohne Medienbrüche.
- Akzeptanz: Die Bedienung ist so intuitiv, dass die Einführung kaum Schulungsaufwand erforderte.
Ausblick und Fazit
Geplant ist der Ausbau weiterer Anwendungsfälle, darunter die vollständige Integration digitaler Checklisten, die Auswertung von Rundgängen und die detaillierte Analyse der Anlagenverfügbarkeit.
Den Kollegen in anderen Versorgungsunternehmen geben die Flensburger einen praktischen Rat mit: „Man sollte bei einem solchen Digitalisierungsprojekt, das parallel zum normalen Tagesgeschäft läuft, unbedingt ausreichend Zeit und Freiräume einplanen.“
Fazit: Die Stadtwerke Flensburg zeigen, wie ein kommunaler Versorger eine gewachsene, heterogene Instandhaltungslandschaft auf ein führendes System bringt, ohne die bestehende GIS-Welt aufzugeben. SAP PM bleibt das Rückgrat, das argvis; Maintenance Portal liefert die mobile Oberfläche dazu.
Stadtwerke Flensburg GmbH – Unternehmensprofil
Die Stadtwerke Flensburg versorgen rund 60.000 Haushalte mit Strom, Fernwärme, Wasser und Internet. Bundesweit vertrauen über 300.000 Kunden auf ihre Angebote. Mit einem Umsatz von 838 Mio. Euro und 797 Mitarbeitenden zählt das Unternehmen zu den größten Arbeitgebern der Region. Über 90 Prozent der Flensburger Haushalte werden mit Fernwärme versorgt. Bis 2035 will der Versorger seine Wärmeerzeugung dekarbonisieren und investiert dafür rund 400 Mio. Euro in die nachhaltige Transformation. Als hundertprozentige Tochter der Stadt Flensburg steht das Unternehmen für Versorgungssicherheit und Lebensqualität.