Source: Deutsche Nachrichten
Die Rohstoffe sind pünktlich eingetroffen, die Wareneingangsbuchung ist abgeschlossen und die Produktion wartet auf das Material. Trotzdem vergehen weitere Stunden, bis die Lieferung tatsächlich zur Verfügung steht. Wo bleibt die Zeit?
In der Pharmalogistik ist die reine Transport- oder Bearbeitungsdauer selten das entscheidende Problem. Häufig entstehen Verzögerungen zwischen einzelnen Prozessschritten: Eine Charge wartet auf die Qualitätsfreigabe, eine Umlagerung wird erst später angestoßen oder freigegebenes Material bleibt unnötig lange im Bereitstellungsbereich liegen.
Für Pharmaunternehmen in der Schweiz ist es deshalb wichtig, nicht nur einzelne Lagerkennzahlen zu betrachten, sondern die tatsächlichen Durchlaufzeiten vollständiger Prozessketten zu verstehen. Genau hier setzt Process Mining an.
Durchlaufzeit ist nicht gleich Bearbeitungszeit
Wie lange dauert es, einen Rohstoff vom Wareneingang bis zur Produktionsbereitstellung zu bewegen?
Eine klassische Zeitmessung berücksichtigt möglicherweise die Wareneingangskontrolle, Einlagerung und Kommissionierung. Dazwischen können jedoch erhebliche Liege- und Wartezeiten entstehen.
Ein Beispiel: Die physische Bearbeitung einer Lieferung beansprucht insgesamt 45 Minuten. Zwischen Anlieferung und tatsächlicher Bereitstellung vergehen allerdings zwei Tage.
Diese Differenz ist nicht zwangsläufig ein Zeichen ineffizienter Lagerarbeit. Gerade in der Pharmaindustrie sind qualitätsbedingte Sperrungen und Freigabeprozesse häufig vorgeschrieben.
Entscheidend ist deshalb, notwendige Prüf- und Wartezeiten von vermeidbaren Verzögerungen zu unterscheiden.
Process Mining rekonstruiert den tatsächlichen Ablauf
Mit COSYS Process Mining lassen sich digitale Ereignisdaten zu zusammenhängenden Prozessverläufen verbinden.
Dafür werden relevante Aktivitäten mit Zeitstempeln und eindeutigen Vorgangsbezügen benötigt. Die daraus gebildeten Event Logs ermöglichen es, die tatsächliche Reihenfolge einzelner Bearbeitungsschritte nachzuvollziehen.
Die COSYS Lagerverwaltungssoftware liefert hierfür beispielsweise Buchungsdaten aus Wareneingang, Einlagerung, Umlagerung und Kommissionierung.
Sind zusätzliche Statusinformationen aus Qualitäts- oder Freigabeprozessen verfügbar und entsprechend angebunden, können diese ebenfalls in die Betrachtung einfließen.
So entsteht ein differenziertes Bild davon, wie lange eine Charge bestimmte Prozessphasen tatsächlich durchläuft.
Wo entstehen Verzögerungen nach der Chargenfreigabe?
Ein besonders interessanter Analysepunkt liegt am Übergang zwischen Qualitätsfreigabe und operativer Lagerbearbeitung.
Während eine vorgeschriebene Qualitätsprüfung nicht einfach verkürzt werden darf, können nach der Freigabe vermeidbare Wartezeiten entstehen.
Beispielsweise wird eine Rohstoffcharge am Vormittag freigegeben, aber erst am folgenden Tag zur Produktionsversorgung kommissioniert.
Process Mining kann solche Zeitabstände sichtbar machen, sofern die relevanten Freigabe- und Lagerereignisse dokumentiert sind.
Anschließend lässt sich untersuchen, ob Verzögerungen regelmäßig bei bestimmten Materialgruppen, Lagerbereichen oder Prozessvarianten auftreten.
Für Lager- und Produktionsverantwortliche ist diese Unterscheidung wesentlich: Nicht der gesamte Prozess muss beschleunigt werden, sondern der tatsächlich beeinflussbare Abschnitt.
Interne Transporte als Teil der Durchlaufzeit berücksichtigen
In größeren Pharmastandorten befinden sich Wareneingang, Quarantänelager, Produktionslager und Fertigung häufig in unterschiedlichen Gebäuden.
Damit endet die Materialbereitstellung nicht zwangsläufig mit einer abgeschlossenen Lagerbuchung.
Der COSYS Innerbetriebliche Transport ermöglicht die digitale Organisation und Dokumentation interner Transportaufträge.
Abholungen, Transportstatus und Zustellungen liefern zusätzliche Zeitinformationen.
Werden diese mit den Lagerereignissen verknüpft, lässt sich beispielsweise analysieren, wie lange freigegebenes Material auf seine Abholung wartet und wann es tatsächlich am vorgesehenen Übergabepunkt eintrifft.
Dadurch können Pharmaunternehmen zwischen lagerinternen Verzögerungen und Engpässen in der Werkslogistik unterscheiden.
Prozessvarianten statt Durchschnittswerte vergleichen
Ein durchschnittlicher Durchlaufzeitwert kann erhebliche Unterschiede zwischen einzelnen Materialflüssen verdecken.
Temperaturgeführte Rohstoffe durchlaufen möglicherweise andere Lager- und Transportprozesse als Verpackungsmaterialien. Auch chargenpflichtige Wirkstoffe können zusätzliche Prüf- und Dokumentationsschritte erfordern.
Ein pauschaler Vergleich wäre deshalb wenig aussagekräftig.
Mit Process Mining lassen sich unterschiedliche Prozessvarianten untersuchen und innerhalb sinnvoll definierter Material- oder Vorgangsgruppen vergleichen.
Auffällig werden beispielsweise Chargen, deren Bearbeitung deutlich länger dauert als bei vergleichbaren Vorgängen.
Anhand der dokumentierten Ereignisse lässt sich anschließend eingrenzen, welcher Prozessabschnitt für die Abweichung verantwortlich ist.
So wird aus einer allgemeinen Durchlaufzeitkennzahl eine konkrete Grundlage für die Ursachenanalyse.
Durchlaufzeiten verbessern, ohne Compliance zu gefährden
In regulierten Pharmaumgebungen darf eine Prozessoptimierung nicht zulasten von Qualität, Rückverfolgbarkeit oder dokumentierten Freigaben erfolgen.
Process Mining ersetzt deshalb weder die Qualitätsprüfung noch die Bewertung durch zuständige Fachabteilungen.
Die Analyse unterstützt vielmehr dabei, unnötige Liegezeiten, verspätete Transportanforderungen oder organisatorische Übergabeverzögerungen zu identifizieren.
Nach einer Prozessanpassung können die neuen Ereignisdaten erneut ausgewertet werden. So lässt sich überprüfen, ob sich die Durchlaufzeiten tatsächlich verbessert haben und vorgeschriebene Prozessschritte weiterhin eingehalten werden.
Fazit: Pharmalogistik anhand realer Prozesszeiten steuern
Wer die tatsächlichen Durchlaufzeiten im Pharmalager kennt, kann Verzögerungen gezielter einordnen und Materialflüsse besser planen.
COSYS verbindet dafür Lagerverwaltungssoftware und Innerbetrieblichen Transport mit Process Mining, Business Intelligence und zentralen Auswertungen im COSYS WebDesk. Mobile Datenerfassung, geeignete MDE-Hardware sowie Implementierungs- und Hardwareservices ergänzen die modularen Lösungen.
Für Schweizer Pharmaunternehmen entsteht damit eine datenbasierte Grundlage, um die Materialversorgung effizienter zu organisieren und gleichzeitig die besonderen Anforderungen regulierter Lagerprozesse zu berücksichtigen.
Tipp: Sie möchten herausfinden, welche Prozessschritte die Durchlaufzeiten in Ihrem Pharmalager beeinflussen? Entdecken Sie COSYS Process Mining und die COSYS Lagerverwaltungssoftware. Die mobilen Funktionen der Lagersoftware können Sie mit den COSYS Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store kostenlos und unverbindlich testen.