Source: Deutsche Nachrichten
73 Prozent der deutschen Unternehmen machen sich Sorgen über die Abhängigkeit von US-Technologien, 2024 waren es 38 Prozent. Das zeigt eine Befragung des Digitalverbands Bitkom unter 602 Unternehmen ab 20 Beschäftigten, veröffentlicht am 19. Oktober 2026. Von den Unternehmen, die digitale Technologien und Leistungen aus dem Ausland beziehen, bereiten sich 40 Prozent darauf vor, wichtige Anbieter und Systeme bei Bedarf auszutauschen. Für mittelständische Unternehmen mit 50 bis 1.000 Beschäftigten folgt daraus eine praktische Frage. Wie viel Vorarbeit gehört in eine Softwareentscheidung, bevor ein Vertrag unterschrieben oder gekündigt wird? Die PASSION4IT GmbH aus Viechtach hat in dieser Woche drei Fachbeiträge veröffentlicht, die darauf antworten. Sie verbindet eine Linie. Ob eine neue Software trägt oder eine bestehende ersetzbar bleibt, entscheidet sich an der Vorarbeit im eigenen Haus, lange bevor ein Anbieter am Tisch sitzt.
Anbieterwechsel vorbereiten: Zentrale Software bleibt austauschbar, ohne dass jemand kündigen muss
Der Beitrag „Anbieterwechsel vorbereiten: Wie du zentrale Software austauschbar hältst“ beginnt bei den Systemen, an denen die meisten Abläufe hängen, also ERP, CRM, Dokumentenmanagement sowie E-Mail und Zusammenarbeit. Je System hilft eine kurze Liste der nutzenden Abteilungen, Schnittstellen, Speicherorte und Ansprechpartner. Ob die Daten bei einem Wechsel mitkommen, beweist erst ein vollständiger Testexport mit Anhängen, Historie, Verknüpfungen und Berechtigungen. Im Vertrag gehören Kündigungsfrist, Rückgabe der Daten in einem nutzbaren Format, eine Abruffrist nach Vertragsende und die Kosten des Ausstiegs geregelt. Die Herkunft des Anbieters ist dabei ein Kriterium unter mehreren, denn ein europäischer Anbieter mit schwachem Datenexport bindet ebenso fest. Am Ende steht eine belastbare Schätzung, wie lange ein Wechsel dauern und was er kosten würde.
Rechnungseingang automatisieren: Sechs Prüffragen zeigen, ob der Prozess reif ist
Der Beitrag „Rechnungseingang automatisieren: Woran du erkennst, dass der Prozess reif dafür ist“ legt einen einfachen Maßstab an. Reif ist die Kreditorenbuchhaltung, wenn eine neue Kollegin sie am ersten Tag mit einer schriftlichen Anleitung ohne Rückfragen abarbeiten könnte. Dazu gehören ein zentraler Eingangskanal, aufgeschriebene Freigabegrenzen mit Vertretung und bereinigte Lieferantenstammdaten. Am häufigsten entscheidet die Zuordnung zu Bestellungen, Wareneingängen oder Verträgen. Fehlen diese Daten im System, kann eine Software Rechnungen zwar auslesen, ihre Richtigkeit aber nicht beurteilen, und sie automatisiert vor allem die Ausnahmen. Erst wird deshalb der Ablauf geordnet, dann die Software gewählt. Sie muss strukturierte E-Rechnungen verarbeiten, deren Empfang für inländische Unternehmen seit dem 1. Januar 2025 Pflicht ist.
Pflichtenheft für einen Chatbot: Echte Beispielfragen sind der bessere Maßstab für die Abnahme
Der Beitrag „Pflichtenheft für einen Chatbot: Was hineingehört und wie du den Anbieter daran prüfst“ ordnet die Anforderungen in sieben Blöcke, von Zweck und Zielgruppe über Wissensquellen und Grenzen bis zur Übergabe an Menschen, zum Datenschutz und zur Messung. Den größten Unterschied macht eine Liste echter Fragen aus Postfach, Telefon und Vertrieb, ergänzt um Fragen, die der Bot ablehnen soll. Eine Featureliste hakt jeder Anbieter ab, die eigenen Fragen beantwortet nicht jeder richtig. Vor der Unterschrift steht deshalb ein Test auf den eigenen Inhalten, bewertet von dem Team, das später mit dem Bot arbeitet. Steht im Pflichtenheft keine zuständige Person für die Pflege der Wissensquellen, antwortet der Bot nach einem halben Jahr mit veralteten Angaben. Die Anwendungsfälle dafür erarbeitet PASSION4IT im KI-Workshop zum Festpreis von 3.900 Euro netto.
Die Beiträge im Überblick
„Anbieterwechsel vorbereiten: Wie du zentrale Software austauschbar hältst“ · „Rechnungseingang automatisieren: Woran du erkennst, dass der Prozess reif dafür ist“ · „Pflichtenheft für einen Chatbot: Was hineingehört und wie du den Anbieter daran prüfst“
Ob der Rechnungseingang, ein zentrales System oder ein ganz anderer Ablauf der richtige erste Hebel ist, klärt der Digital Check von PASSION4IT in zwei bis vier Wochen. Er bewertet die Ausgangslage über fünf Dimensionen und endet mit einer priorisierten Roadmap. Der Festpreis liegt bei 3.950 Euro zuzüglich Reisekosten. PASSION4IT ist beim BAFA als Beratungsunternehmen registriert, in Bayern liegt der Eigenanteil nach Förderung bei 2.200 Euro. Der Antrag muss vor der Beauftragung gestellt sein, und die Förderung endet am 31. Dezember 2026. Ablauf und Termine stehen unter passion4it.de/digital-check bereit, das Angebot und alle Fachbeiträge dieser Woche unter passion4it.de/presse zum Nachlesen.