Source: Deutsche Nachrichten
Ein IT-Service soll Arbeitsplätze einrichten, Störungen beheben und neue Systeme betreuen. Gleichzeitig klopft es an der Tür: Ein Netzteil wird gebraucht, ein vorbereitetes Notebook soll abgeholt werden, ein Leihgerät kommt zurück. Jede einzelne Übergabe dauert vielleicht nur wenige Minuten. Über den Tag verteilt unterbrechen diese Vorgänge jedoch immer wieder die eigentliche Arbeit. Mit COSYS Smart Lockern lässt sich die physische Geräteausgabe an einem zentralen Übergabepunkt bündeln. Die IT bereitet Arbeitsmittel vor und lagert sie ein; berechtigte Mitarbeiter holen ihre Ausstattung innerhalb der zugänglichen Standortzeiten selbstständig ab.
Vorbereitetes IT-Equipment wartet auf den richtigen Empfänger
Bei der IT-Ausgabe über einen Smart Locker werden Geräte einem Ausgabevorgang und einem geeigneten Fach zugeordnet. Nach der Bereitstellung erhält der vorgesehene Empfänger eine Abholinformation und die entsprechende Zugangsberechtigung. Je nach Ausstattung und eingerichtetem Verfahren erfolgt der Zugriff beispielsweise per PIN, QR-Code oder Mitarbeiterkarte.
Der digitale Ausgabeschrank von COSYS unterstützt damit Übergaben, für die IT-Service und Mitarbeiter sonst einen gemeinsamen Termin benötigen. Das eignet sich für Onboarding, Ersatzgeräte, Projektteams und wechselnde Büroanwesenheiten. Voraussetzung bleibt eine abgeschlossene technische Vorbereitung: Anwendungen, Geräteeinstellungen und benötigtes Zubehör müssen vor der Einlagerung geprüft sein.
Eine Inventarnummer schafft Klarheit bei baugleichen Geräten
Zehn gleich aussehende Notebooks sind noch keine eindeutig zugeordneten Arbeitsmittel. Für eine nachvollziehbare Geräteausgabe muss erkennbar sein, welches konkrete Gerät für welchen Mitarbeiter vorgesehen ist. In Verbindung mit der COSYS Inventarverwaltung lassen sich einzeln identifizierbare Geräte und ihre dokumentierten Zuordnungen verwalten.
Die Erfassung erfolgt per Smartphone oder MDE-Gerät, beispielsweise einem Zebra TC201. Dabei werden Gerätekennung und Ausgabevorgang miteinander abgeglichen. In der bereitgestellten Webanwendung (WebDesk) können zuständige Mitarbeiter die erfassten Bearbeitungsstände zentral nachvollziehen. Das Locker-Fach bezeichnet den vorübergehenden Bereitstellungsort – die Inventarnummer identifiziert weiterhin das Arbeitsmittel. Diese Trennung erleichtert Rückfragen, Gerätewechsel und spätere Rücknahmen.
Zubehörversorgung und Geräteverwaltung greifen ineinander
Neben Notebooks und Smartphones lassen sich auch Headsets, Dockingstationen, Netzteile oder vorbereitete Ausstattungspakete über intelligente Ausgabeschränke bereitstellen. Fachabmessungen und zulässige Belastung müssen zum jeweiligen Inhalt passen. Für Gerätepakete wird festgelegt, welche Bestandteile gemeinsam ausgegeben werden.
Während die Inventarverwaltung einzelne Geräte verfolgt, unterstützt COSYS Bestandsmanagement die mengenbezogene Verwaltung von Zubehör. So können Verantwortliche unterscheiden, ob ein bestimmtes Notebook verfügbar ist oder zusätzliche Adapter beschafft werden müssen. Geeignete Ladefächer ergänzen die Bereitstellung, wenn Ladeeinrichtung und Betriebsbedingungen auf die vorgesehenen Geräte abgestimmt sind.
Rückgaben werden zum geregelten nächsten Arbeitsschritt
Bei Leihgeräten endet der Prozess nicht mit der Abholung. Rückgabetermin, Rückgabeort und zuständige Stelle sollten bereits bei der Ausgabe feststehen. Über einen COSYS Smart Locker kann die Rücknahme ebenfalls an einem definierten Übergabepunkt erfolgen. Gerätekennung und ursprünglicher Vorgang bilden dabei die Grundlage für eine eindeutige Zuordnung.
Zurückgegeben bedeutet allerdings noch nicht erneut einsatzbereit. Ein Notebook wird zunächst zur Prüfung geführt, bevor Zustandskontrolle, erforderliche Datenbereinigung und technische Vorbereitung abgeschlossen werden. Dokumentierte Bearbeitungsstände helfen dem IT-Service, Rückläufer von freigegebenen Geräten zu unterscheiden und fehlendes Zubehör gezielt nachzuverfolgen.
Abholung und technische Verwaltung sinnvoll verbinden
Eine nachvollziehbare IT-Ausgabe benötigt klar definierte Nachweise. Die Öffnung eines Fachs allein bestätigt noch nicht, dass ein bestimmtes Gerät vollständig und unbeschädigt übernommen wurde. Je nach gewünschter Dokumentation werden deshalb Gerätekennung, persönliches Berechtigungsverfahren und zusätzliche Übernahmebestätigungen in den Ablauf einbezogen.
COSYS verbindet die physische Bereitstellung mit digital erfassten Ausgabe- und Rückgabeprozessen. Ergänzendes Mobile Device Management (MDM) unterstützt die technische Verwaltung geeigneter mobiler Geräte. Änderungen an Benutzerzuordnungen oder Zugriffsrechten benötigen dabei abgestimmte Abläufe zwischen den beteiligten Systemen.
Fazit
Mit COSYS Smart Lockern wird die IT-Ausgabe zu einem planbaren Prozess zwischen Vorbereitung, Bereitstellung, Abholung und Rücknahme. Inventarverwaltung, Bestandsmanagement und zentral einsehbare Bearbeitungsstände schaffen die Grundlage, um Geräte und Zubehör nachvollziehbar zu verwalten. Mitarbeiter erhalten einen festen Abholpunkt, während der IT-Service persönliche Übergabetermine reduzieren und seine Aufgaben besser bündeln kann.
Tipp:
Mit Business Intelligence (BI) und Process Data Analysis (PDA) lassen sich Bereitstellungszeiten, Abholverzögerungen und die Dauer bis zur erneuten Gerätefreigabe auswerten. So wird sichtbar, an welcher Stelle zusätzliche Geräte, andere Abholfristen oder angepasste Prüfabläufe benötigt werden.