Source: Deutsche Nachrichten
In einem kleinen Produktionsbetrieb werden täglich Rohmaterialien, Bauteile und Verbrauchsmaterialien aus dem Lager entnommen. Ein Mitarbeiter benötigt Schrauben für die Montage, ein anderer holt zusätzliche Kunststoffteile und in der Fertigung werden kurzfristig weitere Komponenten gebraucht.
Das Problem entsteht häufig erst später: Im Lager fehlen Materialien, obwohl die Bestandsliste noch ausreichende Mengen ausweist. Die Ursache sind Materialentnahmen, die nicht oder erst mit Verzögerung dokumentiert wurden.
Gerade für kleine Produktionsbetriebe in Österreich ist eine zuverlässige Bestandsführung wichtig. Schließlich können bereits fehlende Kleinteile dazu führen, dass Fertigungsaufträge unterbrochen werden müssen.
Mit einer digitalen Bestandsführung lassen sich Materialentnahmen unmittelbar erfassen, ohne dafür ein umfangreiches ERP-System einführen zu müssen.
Warum Materialentnahmen häufig nicht dokumentiert werden
In kleineren Fertigungsbetrieben sind die Wege zwischen Lager, Produktion und Montage oft kurz. Mitarbeiter holen benötigte Materialien selbstständig und konzentrieren sich anschließend auf ihre eigentlichen Aufgaben.
Eine zusätzliche Dokumentation auf Papier oder in Excel wird dabei schnell vergessen.
Besonders problematisch wird das, wenn mehrere Mitarbeiter auf dieselben Lagerbestände zugreifen. Ohne aktuelle Buchungen lässt sich kaum nachvollziehen, welche Mengen tatsächlich noch verfügbar sind.
Das führt zu unnötigen Suchzeiten, ungeplanten Nachbestellungen und Bestandsdifferenzen. Gleichzeitig fehlen zuverlässige Informationen darüber, welche Materialien in der Fertigung besonders häufig verbraucht werden.
Materialentnahmen direkt am Lagerplatz erfassen
Die COSYS Bestandsführungssoftware ermöglicht kleinen Produktionsbetrieben, Materialbewegungen direkt mit einem Smartphone oder MDE-Gerät zu dokumentieren.
Ein Mitarbeiter scannt beispielsweise den Barcode eines Lagerartikels, gibt die entnommene Menge ein und bestätigt die Buchung.
Die Bestandsveränderung wird digital erfasst und steht anschließend in der zentralen Bestandsverwaltung zur Verfügung.
Ein konkretes Beispiel aus einem metallverarbeitenden Betrieb:
Im Lager befinden sich 500 Verbindungselemente. Für einen Fertigungsauftrag werden 120 Stück benötigt. Der Mitarbeiter erfasst die Entnahme direkt am Regal. Der dokumentierte Bestand reduziert sich entsprechend auf 380 Stück.
Damit entfällt die nachträgliche Übertragung handschriftlicher Entnahmelisten.
Auch Wareneingänge, Umlagerungen und Bestandskorrekturen lassen sich über die mobile Anwendung erfassen.
Lager und Fertigung behalten dieselben Bestände im Blick
Besonders hilfreich ist eine gemeinsame Datenbasis für Lagerverantwortliche und Produktionsmitarbeiter.
Im COSYS WebDesk werden die mobil erfassten Informationen zentral zusammengeführt. Dort können Verantwortliche Artikelstammdaten pflegen, Bestände überprüfen und die Historie einzelner Lagerbewegungen nachvollziehen.
So lässt sich beispielsweise feststellen, wann eine bestimmte Materialmenge entnommen oder eine Bestandskorrektur durchgeführt wurde.
Über die Benutzerverwaltung können außerdem unterschiedliche Zugriffsrechte vergeben werden. Produktionsmitarbeiter erhalten damit die benötigten Buchungsfunktionen, während administrative Aufgaben bei den zuständigen Verantwortlichen bleiben.
Für kleine Fertigungsunternehmen entsteht eine übersichtliche Bestandsverwaltung, ohne dass zahlreiche voneinander getrennte Excel-Dateien gepflegt werden müssen.
Materialengpässe erkennen, bevor die Fertigung stillsteht
Eine zuverlässige Bestandsführung schafft auch bessere Voraussetzungen für die Materialbeschaffung.
Werden Entnahmen konsequent dokumentiert, erkennen Unternehmen frühzeitiger, welche Artikel zur Neige gehen.
Besonders bei regelmäßig benötigten Schrauben, Dichtungen, Verpackungsmaterialien oder anderen Verbrauchsgütern lassen sich Mindestbestände und Meldebestände nutzen, um rechtzeitig auf sinkende Vorräte zu reagieren.
Dabei ist nicht entscheidend, möglichst große Mengen einzulagern. Vielmehr sollen die richtigen Materialien zum benötigten Zeitpunkt verfügbar sein.
Für kleine Produktionsbetriebe kann das helfen, unnötige Sicherheitsbestände zu reduzieren und gleichzeitig das Risiko ungeplanter Materialengpässe zu senken.
Materialverbrauch mit Business Intelligence auswerten
Die digitale Dokumentation liefert neben aktuellen Beständen auch Informationen über den tatsächlichen Materialverbrauch.
Mit COSYS Business Intelligence können Unternehmen diese Daten weiterführend analysieren.
Interessant sind beispielsweise folgende Fragen:
- Welche Materialien werden besonders häufig aus dem Lager entnommen?
- Bei welchen Artikeln treten regelmäßig Bestandskorrekturen auf?
- Wie verändert sich der Materialverbrauch über mehrere Wochen oder Monate?
- Welche Lagerartikel werden kaum benötigt und binden unnötig Kapital?
Die Auswertungen helfen dabei, Verbrauchsmuster zu erkennen und Bestellmengen besser an den tatsächlichen Bedarf anzupassen.
Auch eine spätere Erweiterung um Forecasting oder Prozessdatenanalyse ist möglich, sofern eine ausreichende Datengrundlage vorhanden ist.
Fazit: Materialentnahmen einfach und nachvollziehbar dokumentieren
Kleine Produktionsbetriebe benötigen keine komplizierte IT-Landschaft, um ihre Materialbestände zuverlässig zu verwalten.
Entscheidend ist, dass Materialentnahmen dort dokumentiert werden, wo sie stattfinden: direkt im Lager oder bei der Materialbereitstellung für die Fertigung.
COSYS kombiniert dafür eine schlanke Bestandsführungssoftware mit mobiler Datenerfassung, zentralem WebDesk und optionalen Auswertungsmöglichkeiten. Passende Smartphones, MDE-Geräte und ergänzende Services können ebenfalls bereitgestellt werden.
So entsteht eine skalierbare Lösung, die mit den Anforderungen des Produktionsbetriebs wachsen kann.
Tipp: Sie möchten Materialentnahmen in Ihrer Fertigung unkompliziert digital erfassen? Testen Sie die COSYS Bestandsführungssoftware kostenlos und unverbindlich mit den Demo-Apps im Google Play Store oder Apple App Store.