Source: Deutsche Nachrichten
In nahezu jedem Unternehmen verbringen Mitarbeiter täglich Zeit damit, Informationen aus Dokumenten in IT-Systeme zu übertragen. Verträge, Bestellungen, Angebote, Rechnungen, E-Mails oder Protokolle werden gelesen, verstanden und anschließend manuell in ERP-, CRM-, Finanz-, Risiko- oder Fachsysteme eingetragen. Genau hier setzt LEGANTA® LSI an.
Das Problem
Die meisten Informationen entstehen zunächst in Dokumenten. Damit sie im Unternehmen nutzbar werden, müssen sie in verschiedenen Systemen erfasst werden.
Typische Folgen:
- Hoher manueller Erfassungsaufwand
- Mehrfache Eingabe derselben Informationen
- Fehler durch Tippfehler oder unterschiedliche Interpretationen
- Inkonsistente Daten in verschiedenen Systemen
- Hohe Kosten für Datenpflege
- Schwierige Nachvollziehbarkeit bei Audits und Prüfungen
- Lange Bearbeitungszeiten zwischen Dokumenteingang und Systemnutzung
Viele Unternehmen haben über Jahre hinweg akzeptiert, dass Menschen als “Übersetzer” zwischen Dokumenten und IT-Systemen arbeiten müssen.
LEGANTA® LSI schließt die Lücke zwischen Dokumenten und Systemen. Statt Informationen manuell zu erfassen, werden Dokumente direkt zur Quelle der Systemdaten.
Die Funktionsweise lässt sich auf drei einfache Schritte reduzieren.
Schritt 1: Dokument hochladen
Ein Dokument wird einfach per Drag & Drop übernommen.
Das kann sein:
- Vertrag
- Angebot
- Bestellung
- Rechnung
- Anlage
- Protokoll
oder jedes andere geschäftsrelevante Dokument.
Schritt 2: Bedeutung verstehen
LEGANTA® LSI liest das Dokument nicht nur, sondern versteht dessen geschäftliche Bedeutung.
Dabei erkennt das System beispielsweise:
- Vertragspartner
- Rollen und Zuständigkeiten
- Fristen
- Laufzeiten
- Ansprüche und Verpflichtungen
- Cash Flows
- Risiken
- Leistungen und Gegenleistungen
- Vorleistungen und Endleistungen
- Plan- Soll- und Ist-Werte
- Geschäftsereignisse
Aus dem Dokument entsteht ein semantisches Modell der beschriebenen Geschäftssituation.
Schritt 3: Systeme automatisch befüllen
Die erkannten Informationen werden anschließend automatisch in die benötigten Zielsysteme übernommen.
Beispielsweise:
- ERP-Systeme
- SAP-Anwendungen
- CRM-Systeme
- Risikomanagement-Systeme
- Compliance-Lösungen
- Data-Warehouse- und Reporting-Systeme
- Vertragsanalysen
- Elektronischer Rechtsverkehr
Die Bedeutung wird nur einmal ermittelt und danach beliebig oft genutzt.
Welche Pain Points werden gelöst?
- Manuelle Datenerfassung
- Heute lesen Menschen Dokumente und übertragen Informationen in Systeme.
- Mit LEGANTA® LSI erfolgt die Übernahme automatisiert.
– Mehrfacheingaben
- Dieselben Informationen werden häufig in mehreren Anwendungen gepflegt.
- LEGANTA® LSI ermittelt die Information einmal und stellt sie allen Zielsystemen bereit.
– Inkonsistente Daten
- Oft unterscheiden sich Datenstände zwischen verschiedenen Systemen.
- LEGANTA® LSI sorgt für eine gemeinsame semantische Quelle und damit für konsistente Informationen.
– Fehlende Transparenz
- Häufig weiß niemand mehr, woher ein bestimmter Datenwert stammt.
- Mit LEGANTA® LSI bleibt jede Information bis zur ursprünglichen Textquelle im Dokument rückverfolgbar.
– Langsame Prozesse
- Die manuelle Erfassung verzögert nachgelagerte Geschäftsprozesse.
- Durch die automatische Übernahme stehen Informationen deutlich schneller zur Verfügung.
Welcher Nutzen entsteht?
Operativer Nutzen
- Weniger manueller Aufwand
- Höhere Produktivität
- Schnellere Prozesse
- Weniger Fehler
- Bessere Datenqualität
- Niedrigere Prozesskosten
Strategischer Nutzen
- Einheitliche Sicht auf Geschäftsinformationen
- Konsistente Daten über alle Systeme hinweg
- Höhere Compliance und Revisionssicherheit
- Vollständiger Audit-Trail
- Bessere Grundlage für Reporting, KI und Automatisierung
Die Kernbotschaft
Ein Dokument. Eine Bedeutung. Beliebig viele Zielsysteme.
LEGANTA® LSI verwandelt Dokumente in nutzbare Unternehmensdaten.
Dokument hochladen. Bedeutung verstehen. Systeme automatisch befüllen.
Dadurch entfallen manuelle Datenerfassung, Mehrfacheingaben und Medienbrüche. Gleichzeitig entstehen konsistente Daten, vollständige Nachvollziehbarkeit und eine deutlich höhere Effizienz.
Versäumen Sie nicht die weiteren Teile.
LEGANTA® LSI: Vom Dokument zur digitalen Realität
- Teil 1: Schluss mit dem Abtippen von Dokumenten
- Teil 2: Das Dokument verstehen und eine IT-Landschaft versorgen
- Teil 3: Die Black Box der Vertragsdokumente öffnen: Der NIS2 Executive Scan
- Teil 4: Vom Dokument zur XJustiz-Nachricht. Vollautomatisch.
- Teil 5: Butter bei die Fische