Source: Deutsche Nachrichten
Buena parte de las empresas argentinas medianas y grandes ya digitalizó el reclutamiento: publican búsquedas en plataformas, gestionan candidatos en un sistema de seguimiento, automatizan el onboarding y centralizan legajos digitales. Sin embargo, apenas ese proceso toca un paso aparentemente secundario —confirmar que la información de un candidato es correcta antes de contratarlo—, buena parte de esa digitalización se corta. La verificación de antecedentes sigue resolviéndose, en muchas organizaciones, con un mail al proveedor externo, un archivo de Excel donde alguien de RR.HH. anota manualmente en qué etapa está cada caso, y una factura mensual que llega a Finanzas sin el detalle de a qué verificación puntual corresponde cada línea.
El problema no es si una empresa verifica antecedentes o no. La mayoría de las compañías medianas y grandes en la Argentina ya lo hace, al menos para determinados puestos. El problema real es si ese proceso de verificación es visible, trazable y está integrado al resto de la operación, o si funciona como una isla desconectada del resto del sistema de gestión de personas. Cuando un reclutador tiene que salir del sistema donde trabaja todos los días para escribir un mail y esperar una respuesta, cuando Compliance no sabe con certeza si una verificación está pendiente, terminada o requiere revisión, y cuando Finanzas recibe una factura consolidada sin poder relacionar cada monto con un caso específico, la empresa efectivamente perdió visibilidad sobre un proceso que además maneja datos personales sensibles y que puede condicionar una decisión de contratación.
Esa fragmentación tiene consecuencias operativas concretas. Genera demoras en procesos de selección que ya de por sí están bajo presión de tiempo, porque cada verificación depende de que alguien recuerde hacer el seguimiento manual en lugar de que el sistema avise automáticamente. Genera trabajo duplicado, porque distintas áreas terminan llevando su propio registro paralelo del mismo proceso. Y genera un problema de auditoría: si un regulador, un cliente corporativo o incluso la propia empresa necesita reconstruir qué se verificó sobre una persona, cuándo se hizo y en el marco de qué decisión, esa reconstrucción se vuelve mucho más difícil cuando la información vive repartida entre casillas de mail, planillas sueltas y reportes de distintos proveedores.
Conviene distinguir tres tipos de transparencia que suelen faltar al mismo tiempo. La primera es transparencia de estado: saber en tiempo real cuáles verificaciones están pendientes, cuáles se completaron y cuáles necesitan atención humana, sin tener que preguntarle al proveedor por mail. La segunda es transparencia de costo: poder entender cuánto cuesta cada verificación individual, en lugar de recibir un paquete mensual opaco donde es difícil saber si se está pagando de más por casos que nunca se completaron o por controles que no correspondían al puesto. La tercera es transparencia de proceso: poder reconstruir, más adelante, qué se verificó, cuándo y como parte de qué decisión de contratación o de gestión de riesgo. Esta última tiene, además, un correlato legal directo: la Ley de Protección de Datos Personales 25.326 exige que el tratamiento de datos personales tenga una finalidad determinada y que la información recolectada sea pertinente para esa finalidad, algo que resulta mucho más fácil de demostrar cuando el proceso queda documentado de forma ordenada que cuando depende de reconstruir una cadena de mails después de los hechos.
La tecnología que suele mencionarse para resolver este tipo de fragmentación es la integración vía API, una sigla que para un lector no técnico puede sonar más compleja de lo que es en la práctica. Una API es, en esencia, un canal que permite que dos sistemas distintos se comuniquen entre sí sin intervención manual. Aplicado a este caso: un reclutador mueve a un candidato a determinada etapa dentro del sistema de gestión de RR.HH. que ya usa todos los días, eso dispara automáticamente el pedido de verificación al proveedor externo, y el resultado —o el estado de avance— vuelve a aparecer dentro de ese mismo sistema, sin que nadie tenga que abrir una cadena de mails paralela, copiar datos a mano ni actualizar una planilla. La empresa sigue trabajando donde ya trabajaba; lo que cambia es que la verificación deja de ser un proceso aparte.
Dicho esto, la integración por API no es la respuesta correcta para todas las empresas. Una compañía con bajo volumen de verificaciones —una pyme que contrata pocas personas por año, por ejemplo— probablemente no necesite ni le convenga invertir en integrar un sistema con otro, y le resulte más práctico usar directamente una aplicación web donde cargar y seguir cada caso. La idea de fondo no es que una modalidad sea superior a la otra, sino que el proceso de verificación debería adaptarse al flujo de trabajo que la empresa ya tiene, en lugar de obligarla a rediseñar su operación alrededor del proveedor de verificaciones.
Este movimiento hacia procesos más integrados y transparentes no es exclusivo de la verificación de antecedentes: acompaña una tendencia más amplia de digitalización de RR.HH. en la Argentina, donde cada vez más empresas —pymes incluidas— buscan reemplazar planillas y procesos manuales por sistemas conectados entre sí, aunque el ritmo de adopción varía mucho según el tamaño y el sector. En ese contexto, Validato ofrece un ejemplo concreto de hacia dónde se mueve la oferta de servicios de verificación: según su propia plataforma, la compañía brinda visibilidad sobre el costo y el estado de las validaciones en curso, y puede usarse tanto como aplicación web independiente como integrada a los sistemas de RR.HH. existentes a través de una API. “El problema empieza cuando la verificación se convierte en un proceso más, desconectado del resto. RR.HH. tiene su planilla, Finanzas ve una factura, Compliance tiene otro reporte, y nadie termina de tener la foto completa. Transparencia significa poder saber qué se está verificando, en qué estado está y cuánto cuesta, sin sumarle a la empresa una capa administrativa más”, explica Guido Schenone, Comercial & Growth Manager de Validato.
Para las empresas argentinas que ya digitalizaron gran parte de su proceso de reclutamiento, la pregunta que queda pendiente no es tecnológica en el fondo, sino de gestión: si la verificación de personas —una actividad que procesa datos personales, tiene un costo específico y puede ser determinante en una decisión de contratación— puede seguir siendo el único eslabón de la cadena que no se ve, no se audita con facilidad y depende de que alguien no se olvide de revisar el mail.