Source: Deutsche Nachrichten
Viele Arbeitgeber warten auf ein Gesetz, welches die Arbeitszeiterfassung im Detail regelt. Die Pflicht, Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit zu dokumentieren, besteht bereits seit dem Beschluss des Bundesarbeitsgerichts vom 13. September 2022 (Az. 1 ABR 22/21). Das Gericht leitet sie unmittelbar aus § 3 Abs. 2 Nr. 1 Arbeitsschutzgesetz ab. Ein novelliertes Arbeitszeitgesetz, das Form und Fristen verbindlich festlegt, ist bislang nicht verabschiedet.
Der Softwarehersteller Xpert-Timer Software fasst zusammen, was das für den betrieblichen Alltag bedeutet.
Was erfasst werden muss
Zu dokumentieren sind Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit und damit mittelbar auch Pausen und Ruhezeiten. Nur so lässt sich nachweisen, dass Höchstarbeitszeiten und Mindestruhezeiten eingehalten werden. Die Pflicht gilt unabhängig von Betriebsgröße und Branche und erfasst auch mobiles Arbeiten und Homeoffice.
Erfassung delegierbar, Verantwortung nicht
Arbeitgeber dürfen die Aufzeichnung an ihre Beschäftigten oder an Dritte übertragen, etwa an Vorgesetzte oder Verleihunternehmen. Auch Vertrauensarbeitszeit bleibt möglich, solange die arbeitsschutzrechtlichen Vorgaben eingehalten werden. Die Verantwortung für vollständige und korrekte Aufzeichnungen verbleibt in jedem Fall beim Arbeitgeber.
Zwei Jahre aufbewahren, auf Verlangen herausgeben
Die Aufzeichnungen sind mindestens zwei Jahre aufzubewahren. Beschäftigte können Auskunft über ihre erfassten Zeiten verlangen und eine Kopie der Aufzeichnungen fordern. Wer Zeiten in Excel-Listen oder auf Papier führt, gerät bei solchen Anfragen schnell an organisatorische Grenzen.
Elektronisch heißt: am Tag der Arbeitsleistung
Der Referentenentwurf des Bundesministeriums für Arbeit und Soziales sieht eine grundsätzliche Pflicht zur elektronischen Erfassung vor – und zwar am Tag der Arbeitsleistung. Zulässig wären Zeiterfassungssysteme, Terminals oder Apps. Nicht zulässig wäre es, handschriftliche Aufzeichnungen nachträglich einzuscannen und damit als elektronische Erfassung auszugeben. Das Gesetzgebungsverfahren ist weiterhin nicht abgeschlossen; Unternehmen, die heute umstellen, sollten die absehbaren Anforderungen dennoch bereits berücksichtigen.
Ausnahmen und Übergangsfristen
Vorgesehen sind Erleichterungen für kleinere Arbeitgeber, für Hausangestellte in Privathaushalten sowie für ausländische Arbeitgeber ohne Betriebsstätte in Deutschland. Tarifverträge sollen Papieraufzeichnungen weiterhin zulassen können. Für die Umstellung auf die elektronische Form sind gestaffelte Übergangsfristen nach Unternehmensgröße im Gespräch. Hier wird von einem Jahr für große Unternehmen bis zu mehreren Jahren für kleine Betriebe gesprochen.
Wichtig an dieser Stelle: Diese Fristen beträfen nur die Form der Erfassung, nicht die Erfassungspflicht selbst. Von der Erfassung ausgenommen bleiben leitende Angestellte nach § 18
Arbeitszeitgesetz sowie Beschäftigte, deren Arbeitszeit sich wegen der Eigenart der Tätigkeit nicht im Voraus festlegen lässt.
Bußgelder bis 30.000 Euro
Verstöße gegen die Aufzeichnungs- und Aufbewahrungspflicht sowie gegen die Auskunfts- und Herausgabepflicht können als Ordnungswidrigkeit mit Bußgeldern von bis zu 30.000 Euro geahndet werden. Auch das Jugendarbeitsschutzgesetz enthält Dokumentationsvorgaben, sodass die Erfassung ebenso für jugendliche Beschäftigte gilt.
Woran sich eine gesetzeskonforme App messen lassen muss
Aus den Anforderungen ergibt sich ein klares Anforderungsprofil an Software: Taggenaue elektronische Erfassung von Beginn, Ende und Dauer, saubere Pausenerfassung, revisionssichere Speicherung über mindestens zwei Jahre, nachvollziehbare Korrekturen sowie ein einfacher Auszug der eigenen Zeiten für Beschäftigte. Genau darauf ist Xpert-Timer works ausgelegt: Die Software erfasst Kommt- und Geht-Zeiten, verwaltet Pausen, Überstundenkonten und Urlaub und
lässt sich eigenständig oder als Erweiterung von Xpert-Timer pro einsetzen. Über das On-Premise-Modul XTCloud stehen zusätzlich Browserzugriff, eine Android-App und eine REST-API zur Verfügung, ohne die Daten an einen externen Cloud-Anbieter zu geben.