Source: Deutsche Nachrichten
In großen Unternehmen gehört die Ausgabe von Laptops, Smartphones, Monitoren oder anderem IT-Equipment zum Tagesgeschäft. Neue Mitarbeiter benötigen eine Erstausstattung, Geräte werden ersetzt, zusätzliche Hardware angefordert oder nach einem Standortwechsel neu zugeordnet. Ein IT-Self-Service kann die Bestellung und Freigabe bereits digital abbilden. Doch nach dem genehmigten Request beginnt ein Prozess, der häufig außerhalb des IT-Service-Managements weiterläuft: Das Gerät muss gefunden, bereitgestellt, transportiert und nachvollziehbar an den richtigen Mitarbeiter übergeben werden.
Genau an dieser Stelle lässt sich ein ITSM-System wie Matrix42 mit den physischen Logistikprozessen von COSYS zusammendenken. Während Matrix42 den Service Request beziehungsweise das Ticket verwaltet, kann COSYS die anschließenden Warenbewegungen und Übergaben digital steuern.
Wenn aus dem IT-Ticket ein physischer Auftrag wird
Fordert ein Mitarbeiter beispielsweise über Matrix42 einen Laptop an, werden dort zunächst die organisatorischen Schritte des IT-Prozesses angestoßen. Nach der entsprechenden Freigabe müssen die relevanten Informationen in die operative Geräteausgabe gelangen. Über eine Schnittstelle könnten Auftrags-, Empfänger- und Gerätedaten an COSYS übertragen werden. COSYS Lösungen unterstützen die Integration in bestehende Systemlandschaften über APIs und weitere Schnittstellen.
Damit entsteht aus dem digitalen Request ein konkreter physischer Auftrag. Das benötigte IT-Asset wird im Lager identifiziert, dem Auftrag zugeordnet und für die Ausgabe bereitgestellt. Gerade bei Unternehmen mit mehreren Gebäuden, Campusstrukturen oder verschiedenen Niederlassungen kann anschließend ein innerbetrieblicher Transport notwendig sein. Statt Übergaben per E-Mail, Zuruf oder separater Excel-Liste zu organisieren, lässt sich der Weg des Geräts als digitaler Transportprozess dokumentieren.
IBT verbindet IT-Lager, Standorte und Geräteausgabe
Der innerbetriebliche Transport (IBT) bildet dabei das Bindeglied zwischen Bestand und Empfänger. Ein Laptop kann beispielsweise aus einem zentralen IT-Lager entnommen, für einen bestimmten Standort bereitgestellt und dort an eine dezentrale Abholstation transportiert werden. Scans an definierten Prozesspunkten dokumentieren, welches Asset den Lagerplatz verlassen hat und wohin es gebracht wurde.
Das ist insbesondere für größere Gerätebestände relevant. Beim Asset Management reicht es nicht zu wissen, dass ein Notebook grundsätzlich zum Unternehmensbestand gehört. Entscheidend ist auch, wo es sich aktuell befindet, welchem Mitarbeiter es zugeordnet werden soll und ob die Übergabe bereits erfolgt ist. COSYS Asset Tracking erfasst dafür unter anderem Einlagerungen, Auslagerungen, Umlagerungen, Ausgaben und Rückgaben und stellt die Bewegungen zentral im WebDesk bereit.
Smart Locker macht aus der Übergabe einen IT-Self-Service
Muss ein Mitarbeiter für die Geräteausgabe auf einen freien Termin mit der IT warten, bleibt trotz digitalem Bestellprozess ein manueller Engpass bestehen. Ein COSYS Smart Locker kann diese letzte Prozessstufe entkoppeln. Das vorbereitete Gerät wird in ein reserviertes Fach eingelagert und der berechtigte Mitarbeiter kann es anschließend selbstständig abholen.
COSYS Smart Locker unterstützen unterschiedliche Zugriffsmöglichkeiten wie PIN, QR-Code, NFC oder Scan. Gleichzeitig können Fachbelegung und Zugriffe digital dokumentiert werden. Unterschiedliche Fachgrößen ermöglichen die Bereitstellung verschiedener IT-Assets. Damit wird aus dem IT-Self-Service tatsächlich ein durchgängiger Self-Service-Prozess: von der Anforderung bis zur physischen Abholung.
Perspektivisch ist auch eine bidirektionale Integration sinnvoll. Nach erfolgreicher Entnahme könnte der Status des physischen Vorgangs über eine entsprechende Schnittstellenkonzeption wieder an das führende ITSM-System zurückgegeben werden. Das Ticket würde damit nicht unabhängig vom realen Warenfluss betrachtet, sondern könnte dessen tatsächlichen Abschluss berücksichtigen.
Prozessanalyse zeigt Engpässe zwischen Ticket und Übergabe
Besonders interessant werden die entstehenden Daten, wenn Unternehmen nicht nur einzelne Geräte verfolgen, sondern den Gesamtprozess analysieren. COSYS Business Intelligence und Prozessdatenanalyse können beispielsweise sichtbar machen, wie lange Aufträge zwischen Bereitstellung und Übergabe benötigen, an welchen Prozesspunkten Wartezeiten entstehen oder wie stark einzelne Smart Locker beziehungsweise Standorte ausgelastet sind. Für Smart Locker lassen sich unter anderem Fachauslastung, Belegungsdauer, Durchlaufzeiten und Nutzungsmuster auswerten.
Damit liefert die Digitalisierung nicht nur einen aktuellen Status. Sie schafft eine Datengrundlage, um die IT-Geräteausgabe standortübergreifend weiterzuentwickeln und Kapazitäten gezielter zu planen.
Vom digitalen Request bis zur dokumentierten Geräteübergabe
Der eigentliche Mehrwert entsteht nicht dadurch, Matrix42 oder ein anderes ITSM-System zu ersetzen. Entscheidend ist die Verbindung zwischen digitalem Serviceprozess und physischer Intralogistik. COSYS kann hier mit modularer Software für Asset Management und IBT, mobiler Datenerfassung, Smart Lockern, Hardware, MDE-Services, COSYS MDM sowie Business Intelligence und Prozessanalyse die operative Ebene abdecken.
Gerade Unternehmen mit großen IT-Beständen und mehreren Standorten können so aus einzelnen Prozessinseln eine durchgängige Geräteausgabe entwickeln. Wenn Sie prüfen möchten, wie sich bestehende ITSM-Prozesse, interne Transportwege und eine automatisierte Abholstation miteinander verbinden lassen, besprechen Sie doch gerne die individuellen Anforderungen direkt mit uns: vertrieb@cosys.de oder +49 5062 900 0.